Bir memur hakkında tesis edilen disiplin cezası, henüz kesinleşmemiş olsa dahi sicile kaydedilir. Cezanın üst mercie yapılan itiraz üzerine kaldırılması ya da İdare Mahkemesince iptal edilmesi durumunda, ilgili kaydın özlük dosyasından çıkarılması gerekir. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 133. maddesi uyarınca, Devlet memurluğundan çıkarma dışında bir disiplin cezasıyla karşılaşan memur; uyarma ve kınama cezalarının uygulanmasının üzerinden 5 sene, aylıktan kesme ile kademe ilerlemesinin durdurulması cezalarının uygulanmasının üzerinden ise 10 sene geçtikten sonra atamaya yetkili amire müracaat ederek cezanın silinmesini talep edebilir. Ayrıca yasal düzenlemelerle bir memur sicil affı ilan edilirse, af kapsamına giren disiplin cezalarına ilişkin kayıtlar ilgili memurun dosyasından çıkarılır. Silme koşullarından birini taşımasına karşın cezası sicilinden silinmeyen memur bakımından ise idari işlemin iptali davası gündeme gelir.
Kamu kurumları, istihdam ettikleri her memur için ayrı birer özlük dosyası tutmakla yükümlüdür. Bu dosyada memurun mesleki bilgileri; hakkında yürütülen inceleme, soruşturma ve denetim raporları; ödül ve başarı kayıtları ile aldığı disiplin cezalarına ilişkin bilgi ve belgeler bir arada bulunur. Dosyada yer alan veriler; kademe ilerlemesi, derece yükselmesi, emeklilik ve hizmet ilişkisinin sona erdirilmesi gibi kararlarda dikkate alınır.
Memur Özlük Dosyası (Sicili) Nedir?
Özlük dosyası, memurun bir kamu kurumuna atanmasıyla birlikte açılan ve mesleki bilgilerin, atama kayıtlarının, ilerleme ile yer değiştirme belgelerinin toplandığı çalışan kayıt dosyasıdır. Memurun mal bildirimleri; varsa hakkındaki inceleme, soruşturma ve denetim raporları; disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler de bu dosyaya eklenir.
Her memur için ayrı bir dosya tutulur. Memurun başarısının, yeterliğinin ve ehliyetinin saptanmasında; kademe ile derece bakımından ilerlemesinde, emekliliğe ayrılışında ya da hizmet ilişkisinin sona erdirilmesinde bu dosya esas alınır.
Özlük Dosyası Nasıl Tutulmalıdır?
657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nda sicile ilişkin hükümler 6111 sayılı Kanun'la yürürlükten kaldırılmıştır. Dosyanın hangi düzende tutulacağı ise Devlet Personel Başkanlığı'nca yayımlanan Kamu Personeli Genel Tebliği'nde (Seri No: 2) açıkça belirlenmiştir. Tebliğe göre özlük dosyası sekiz bölümden oluşur ve bölümlerde saklanacak bilgi ile belgeler şöyledir:
- Birinci bölüm: ilk, yeniden ve naklen atamaya ilişkin belgeler
- İkinci bölüm: öğrenim durumu, bilinen yabancı diller ve dereceleri, lisansüstü eğitim, staj ve incelemelere dair belgeler, katılınan her türlü eğitim faaliyetinin evrakı ile memurun yayın ve eserlerine ilişkin bilgiler
- Üçüncü bölüm: memurun kullandığı izinlere dair belgeler
- Dördüncü bölüm: memur hakkındaki disiplin soruşturmalarının evrakı ve verilen disiplin cezaları, yargı organlarınca verilmiş karar örnekleri, görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgeler ile varsa inceleme, soruşturma ve denetim raporları
- Beşinci bölüm: kurumca gerekli görülürse maaş, ücret, harcırah ve diğer parasal haklara ilişkin belgeler, emeklilik durumunu gösteren evrak, bakmakla yükümlü olunan kişilere dair bildirimler, mal beyannameleri ve sendika üyeliğine ilişkin belgeler
- Altıncı bölüm: adaylık ile asli memurluğa atanma belgeleri, derece ve kademe ilerlemeleri, sınıf, yer, unvan ve görev değişikliklerine ilişkin evrak ile geçici görevlendirme belgeleri
- Yedinci bölüm: ödül, başarı ve üstün başarı belgesi verilmesine dair bilgi ve belgeler
- Sekizinci bölüm: askerlik durumu, mecburi hizmet yükümlülüğü ve özürlülük durumuna ilişkin belgelerle birlikte, önceki bölümlerin kapsamına girmeyen ve memurun hizmet durumunu ilgilendiren diğer mesleki bilgi ve belgeler
Aynı düzenlemenin devamında, 657 sayılı Kanunun 4/B ve 4/C maddeleri kapsamında istihdam edilen personel için bilgi dosyası oluşturulacağı hükme bağlanmıştır. Bu dosyada sözleşmeler, öğrenim durumunu gösteren belgeler, kurum içi yer ve unvan değişikliklerine ilişkin evrak, izinler, sendika üyeliği bilgileri, sözleşmenin feshine dair belgeler ve hizmetle bağlantılı diğer evrak yer alır.
Disiplin Cezasının Özlük Dosyasına Kaydedilmesi
657 sayılı Kanunun 133. maddesi gereğince disiplin cezası, verildiği tarihten itibaren hüküm doğurur, derhal uygulanır ve sicile geçirilir. Verilen ceza aynı zamanda üst disiplin amirine bildirilir; Devlet memurluğundan çıkarma cezası bakımından ayrıca Devlet Personel Başkanlığı'na bilgi verilir. Görüldüğü gibi disiplin cezası kesinleşmeden sicile işlenmektedir. Cezanın üst mercie itiraz üzerine kaldırılması veya İdare Mahkemesi kararıyla iptal edilmesi halinde ise kaydın özlük dosyasından çıkarılması gerekir.
Hangi fiillere karşılık hangi cezanın verilebileceği konusunda "Memura Verilebilecek Disiplin Cezaları"; oldukça ayrıntılı bir başlık olan itiraz ve iptal davası süreci bakımından ise "Memurlar Hakkında Verilen Disiplin Cezasına İtiraz ve İptal Davası" başlıklı çalışmalarımız incelenebilir.
Belirli Bir Sürenin Geçmesiyle Cezanın Silinmesi
657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 133. maddesi uyarınca, Devlet memurluğundan çıkarma dışında bir disiplin cezası alan memur, aşağıdaki süreler dolduktan sonra atamaya yetkili amire başvurarak cezanın silinmesini isteyebilir:
- Aylıktan kesme ile kademe ilerlemesinin durdurulması cezalarında uygulama tarihinden itibaren 10 sene
- Uyarma ve kınama cezalarında uygulama tarihinden itibaren 5 sene
Memurun anılan süreler içindeki davranışları talebini haklı kılacak nitelikte görülürse istemin yerine getirilmesine hükmedilir; verilen bu karar da dosyaya kaydedilir. Kademe ilerlemesinin durdurulması cezasının dosyadan çıkarılmasında ise önce disiplin kurulunun mütalaası alınır, ardından yukarıdaki fıkra hükmü uygulanır. Silme isteminin reddine dair karar da nitelik itibarıyla bir idari işlem sayıldığından, iptali istemiyle yargı yoluna gidilebilir.
Memur Sicil Affı Nedeniyle Silinme
Yasal düzenlemeler sonucunda bir memur sicil affı ilan edildiğinde, affın kapsamına giren disiplin cezalarına ait kayıtlar ilgili memurun özlük dosyasından çıkarılır. Af kararının yürürlüğe girmesi ve memurun bu yönde idareye başvurması üzerine, atamaya yetkili amir tarafından ceza sicilden silinir.
İptal Davası Yoluyla Silinme
Yukarıda belirttiğimiz üzere disiplin cezası, verildiği tarihte sicile geçirilir. Ne var ki bu tarihte ceza henüz kesinleşmemiş olabilir ve İdare Mahkemesinde açılacak Disiplin Cezasının İptali Davasıyla ortadan kaldırılması mümkündür. Cezanın mahkeme kararıyla iptal edilmesi halinde kaydın sicilden çıkarılması gerekir. Memur, ilgili mahkeme kararını ekleyeceği bir başvuruyla cezanın sicilinden silinmesini talep edebilir.
Silme Talebinin Reddine Karşı İptal Davası
Silme koşullarından birini taşıyan memurun bu yönde başvuru yapabileceğini yukarıda açıkladık. Koşulları taşıdığı halde cezası dosyasından çıkarılmayan veya istemi kabul görmeyen memur bakımından kesin ve yürütülmesi zorunlu bir idari işlem doğmuş olur; bu işlemin iptali istenebilir.
Bu davaya ilişkin ayrıntılar için "İdari İşlemlere İtiraz ve İptal Davası" başlıklı çalışmamıza bakılabilir.
İptal Davasında Görevli ve Yetkili Mahkeme
Bu tür davalarda görevli ve yetkili yargı yeri, istemi reddeden yetkili amirin bağlı olduğu kamu kurumunun bulunduğu yerdeki İdare Mahkemesidir.
Memurun açacağı Disiplin Cezasının Silinmesi Talebi Reddinin İptali Davası, ret kararının tebliğ tarihinden itibaren 60 gün içinde açılmalıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Özlük dosyası ne zaman açılır ve disiplin cezası buraya işlenir mi?
Dosya, memurun kamu kurumuna atanmasıyla birlikte tutulmaya başlanır. Memura disiplin cezası verilmesi halinde bu husus da sicile kaydedilir.
Cezanın silinmesi için ne kadar beklemek gerekir?
Uyarma ve kınamada 5 sene beklenmesi gerekir; aylıktan kesme ile kademe ilerlemesinin durdurulmasında ise uygulama tarihinin üzerinden 10 sene geçmiş olmalıdır. Bu sürelerin dolmasının ardından atamaya yetkili amire başvurularak cezanın sicilden silinmesi talep edilebilir.
İdare silme işlemini yapmazsa ne olur?
Silme koşullarından biri gerçekleşmiş olmasına rağmen idare kaydı dosyadan çıkarmıyorsa, memurun idari işlemin iptali davası açma hakkı doğar.
Talep reddedilirse hangi mahkemede ve hangi sürede dava açılır?
Koşullar gerçekleştiği halde başvurusu kabul edilmeyen memur; istemi reddeden yetkili amirin bağlı olduğu kurumun bulunduğu yerdeki İdare Mahkemesine, kararın tebliğ edildiği günden başlayarak 60 gün içinde iptal istemiyle başvurabilir.
İdari yargıda avukatla temsil zorunlu mudur?
Sınırlı istisnalar dışında avukatla temsil zorunluluğu bulunmaz; idare mahkemeleri bakımından da durum farklı değildir. Bununla birlikte idare hukuku mevzuatının teknik yapısı ile İdari Yargılama Usulü Kanunu'ndaki sürelerin kısa ve kesin oluşu, sürecin hukukçu olmayan kişilerce yürütülmesi halinde telafisi güç sonuçlara yol açabilir.
Independent Legal Değerlendirmesi
Disiplin cezasının kesinleşmeden sicile işlenmesi, memur açısından pratik sonuçları ağır olan bir kuraldır; zira kayıt, görevde yükselme ve atama süreçlerinde henüz yargısal denetimden geçmeden etki doğurabilmektedir. Bu nedenle cezaya karşı yürütülecek hukuki strateji, yalnızca cezanın kaldırılmasını değil, sicildeki izin ne zaman ve hangi yolla temizleneceğini de baştan kapsamalıdır.
Uygulamada en sık karşılaşılan durum, sürenin dolmasına rağmen yapılan başvurunun "memurun süre içindeki davranışlarının talebi haklı kılmadığı" gerekçesiyle reddedilmesidir. Bu değerlendirme idarenin takdirinde olmakla birlikte denetime tabidir; gerekçenin somut olgulara dayanıp dayanmadığı yargılamanın esasını oluşturur.
Somut bir dosyada aşağıdaki başlıkların öncelikle ele alınmasını öneriyoruz:
- Cezanın uygulandığı tarihin belgelenmesi ve 5 ya da 10 yıllık sürenin bu tarih esas alınarak hesaplanması
- Kademe ilerlemesinin durdurulması cezasında disiplin kurulu mütalaasının alınıp alınmadığının denetlenmesi
- Süre içindeki sicil, ödül ve başarı kayıtlarının başvuru dilekçesine dayanak yapılması
- İtiraz veya iptal davası sonucunda kaldırılan cezaların dosyadan fiilen çıkarılıp çıkarılmadığının teyit edilmesi
- Sicil affı çıkması halinde af kapsamının somut ceza yönünden ayrıca değerlendirilmesi
- Ret kararının tebliğ tarihinin kayda geçirilmesi ve 60 günlük dava süresinin izlenmesi
Independent Legal, memur disiplin hukukundan doğan uyuşmazlıklarda soruşturma aşamasından sicil kaydının silinmesine kadar sürecin tamamında danışmanlık ve dava takibi hizmeti sunmaktadır.