Kat mülkiyetine tabi bir apartmanda ya da sitede yönetime ilişkin iradenin oluştuğu yer kat malikleri kuruludur. Yöneticinin belirlenmesinden ortak giderlerin saptanmasına, ana taşınmazın bakım ve onarımına ilişkin tercihlerden yönetim düzenini ilgilendiren temel kararlara kadar geniş bir alan, bu organın gündemine girer ve orada karara bağlanır.
Kurulun kanunun aradığı biçimde toplanıp karar üretmesi yalnızca şeklî bir gereklilik değildir; yönetim faaliyetinin hukuken ayakta kalıp kalmayacağını doğrudan belirler. Çağrıda yapılan bir usul hatası ya da aranan çoğunluk sağlanmadan alınmış bir karar, sonradan iptal edilerek uygulanamaz hale gelebilir. Bu nedenle toplantı ve karar kurallarının doğru kavranması, yönetimin sürekliliği bakımından zorunludur.
Bu bilgi notunda kurulun hukuki konumunu, toplantıya çağrının nasıl yapılacağını, aranan toplantı ve karar yeter sayılarını, vekâletle temsilin çerçevesini ve alınan kararların uygulanmasıyla iptalini Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri ışığında ele alıyoruz.
Kurulun Hukuki Konumu ve Yetki Alanı
Kat Mülkiyeti Kanunu, ana taşınmazın yönetimine ilişkin kararların alındığı bir organ oluşturulmasını zorunlu tutar; bu organ en üst karar merciidir. Kurulun bileşimini kat mülkiyetine tabi bağımsız bölümlerin maliklerinin tümü oluşturur. Tüzel kişiliği bulunmasa da doğrudan kanundan aldığı yetkilerle donatılmış bir karar organıdır. Kanuna ve yönetim planına uygun biçimde üretilen kararlar, kurula katılmamış olanlar dahil bütün malikleri bağlar.
Kurulun Karar Verebileceği Konular
Kurulun görev ve yetkileri Kanunda düzenlenmiş olup ana taşınmazın yönetimine ilişkin temel tercihleri kapsar. Kurul; yönetici ya da yönetim kurulunu göreve getirmeye ve gerektiğinde bu görevi sona erdirmeye, yıllık işletme projesiyle ortak gider tutarlarını saptamaya, ana taşınmazın bakımı, onarımı ve iyileştirilmesi yönünde karar almaya, yönetim planı üzerinde değişikliğe gitmeye ve ortak yerlerin ne şekilde kullanılacağına ilişkin esasları belirlemeye yetkilidir. Bunların yanında yönetimi ilgilendiren önemli hukuki ve mali kararlar da bu organda alınır.
Toplantı Türleri ve Çağrı Usulü
Olağan Toplantı
Kanun kurula, kural olarak yılda en az bir kez olağan toplantı yapma yükümlülüğü getirmiştir. Toplantının zamanı çoğunlukla yönetim planında gösterilen ay ve tarihtir; amaç, yıllık yönetime ilişkin temel konuların görüşülmesidir.
Toplu yapılarda (sitelerde) durum farklıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29. maddesi gereğince toplu yapı temsilciler kurulu, yönetim planında bunun aksine bir hüküm yoksa en geç iki yılda bir toplanır.
Çağrı yetkisi kural olarak yönetici ya da yönetim kurulundadır. Yönetici bulunmuyorsa veya çağrıyı yapmaktan kaçınıyorsa, kat maliklerinden herhangi biri de toplantıya çağırabilir. Çağrının bütün maliklere yazılı biçimde ulaştırılması, toplantı tarihiyle gündemin duraksamaya yer bırakmadan gösterilmesi gerekir. Kanun ayrıca çağrının, toplantı gününden en az on beş gün önce maliklere bildirilmesini zorunlu kılar.
Toplantının düzenli yürüyebilmesi gündemin baştan belirlenmesine ve çağrı yazısında açıkça yer almasına bağlıdır. Gündeme girmemiş bir konu kural olarak görüşülüp karara bağlanamaz. Buna karşılık maliklerin tamamı toplantıda hazırsa, gündem dışındaki konular da görüşülebilir ve karara bağlanabilir.
Olağanüstü Toplantı
Kurul, ihtiyaç duyulan her zaman olağanüstü toplantıya çağrılabilir. Gecikmeye tahammülü olmayan bir onarım ihtiyacının doğması, yüksek maliyetli işlerin gündeme gelmesi, yöneticinin değiştirilmesi, hukuki bir uyuşmazlığın ortaya çıkması ya da yönetimi ilgilendiren beklenmedik ve önemli gelişmeler bu yola başvurmayı gerektirebilir.
Olağanüstü toplantı çağrısını kural olarak yönetici veya denetçi yapar. Bunun yanında maliklerin en az üçte biri yazılı istemle toplantı yapılmasını talep edebilir. Bu istem karşılanmazsa sulh hukuk mahkemesine başvurulması gündeme gelebilir.
Olağanüstü toplantıda da çağrının bütün maliklere yazılı olarak yapılması, toplantının sebebiyle gündeminin açıkça gösterilmesi ve bildirimin toplantı tarihinden en az on beş gün önce yapılması aranır.
Gündem burada da önceden saptanır ve toplantı bu çerçevede yürütülür. Gündeme alınmamış konular kural olarak görüşülüp karara bağlanamaz. Ancak maliklerin tamamının hazır bulunması ya da hazır bulunanların oybirliğiyle konuyu gündeme taşıması halinde gündem dışı görüşme ve karar mümkün hale gelir.
Olağan ve Olağanüstü Toplantının Karşılaştırılması
İki toplantı türü çağrının şekli ve süresi bakımından aynı rejime tabi olmakla birlikte, çağrı yetkisi ve gündem dışı konuların görüşülmesi noktasında ayrışır:
| Ölçüt | Olağan Toplantı | Olağanüstü Toplantı |
|---|---|---|
| Yapılma sıklığı | Kural olarak yılda en az bir kez | İhtiyaç doğdukça, her zaman |
| Çağrıya yetkili olanlar | Yönetici veya yönetim kurulu; yönetici yoksa ya da çağrıdan kaçınıyorsa kat maliklerinden biri | Yönetici veya denetçi; kat maliklerinin en az üçte birinin yazılı istemi üzerine |
| Çağrının şekli | Tüm maliklere yazılı bildirim, tarih ve gündem açıkça gösterilir | Tüm maliklere yazılı bildirim, toplantı sebebi ve gündem açıkça gösterilir |
| Çağrı süresi | Toplantıdan en az on beş gün önce | Toplantıdan en az on beş gün önce |
| Gündem dışı konu | Maliklerin tamamı hazırsa görüşülebilir | Maliklerin tamamı hazırsa ya da hazır bulunanların oybirliğiyle gündeme alınırsa görüşülebilir |
Bildirimin Yapılma Biçimi ve Tebligat Rejimi
Çağrının usulüne uygun ulaştırılması, alınacak kararların ayakta kalması bakımından belirleyicidir. Nitekim uygulamada kurul kararlarının iptal edilmesinin başlıca sebebi, toplantı çağrısındaki usul eksiklikleridir.
Kanun çağrının yazılı yapılacağını söylemekle yetinir; bildirimin hangi yöntemle gerçekleştirileceği konusunda ise Tebligat Kanunu hükümleri yön gösterir. Özellikle bağımsız bölümünde fiilen oturmayan maliklere yapılan bildirimlerde, tebliğin gerçekleştiğinin sonradan kanıtlanabilir olması gerekir.
İspat kolaylığı ve hukuki güvenlik bakımından şu yöntemlere başvurulması önem taşır:
- Binada fiilen ikamet eden maliklere çağrının imza karşılığında elden verilmesi,
- Yönetim planı tebligat konusunda özel bir yöntem öngörmüşse o yönteme de ayrıca uyulması,
- Dairesinde oturmayan maliklere bildirimin noter kanalıyla ya da iadeli taahhütlü mektupla gönderilmesi,
- Malikin adresi bilinmiyorsa veya tebligat sonuçsuz kalmışsa Tebligat Kanunu çerçevesinde ilan yoluyla tebligata gidilmesi.
Malikin bağımsız bölümde oturmaması ya da adres değişikliğini yönetime bildirmemiş olması gibi hallerde, çağrının usulüne uygun yapıldığının ispatı ayrı bir önem kazanır. Aksi takdirde toplantı fiilen yapılmış ve kararlar alınmış olsa bile, çağrıdaki eksiklik kurul kararlarının iptaline yol açabilir.
Toplanma ve Karar Alma İçin Aranan Sayılar
Kurulun geçerli biçimde toplanabilmesi, kanunun öngördüğü toplantı yeter sayısının sağlanmasına bağlıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca kurul, maliklerin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasının katılımıyla toplanır. İlk toplantıda bu çoğunluğa ulaşılamazsa, en geç on beş gün içerisinde ikinci bir toplantı düzenlenir; bu kez kararlar katılanların çoğunluğuyla alınabilir.
Bununla birlikte Kanun, bazı kararlar bakımından nitelikli ve özel çoğunluklar öngörmüştür; bu konularda ilgili özel şartlar ayrıca aranır.
Toplantıya Vekil Aracılığıyla Katılım
Kurul toplantılarına katılım kural olarak malikin bizzat hazır bulunmasıyla gerçekleşir. Kat Mülkiyeti Kanunu buna ek olarak vekil aracılığıyla katılıma açıkça cevaz vermiştir. Bağımsız bölüm sayısının yüksek olduğu apartman ve sitelerde toplantının yapılabilmesini ve karar üretilebilmesini kolaylaştırdığı için vekâleten temsil, uygulamada önemli bir işlev görür.
Bu kurumun işleyişi ve sınırları aşağıda ele alınmaktadır.
Vekil Sıfatını Kim Taşıyabilir?
Malik, aynı yapıda bağımsız bölümü bulunan bir başka maliki vekil tayin edebileceği gibi, kat maliki sıfatı taşımayan üçüncü bir kişiyi de yetkilendirebilir. Aynı kişinin birden çok malik tarafından vekil seçilmesine engel yoktur. Vekil, temsil ettiği malikin toplantıya katılma ve oy kullanma yetkilerini olduğu gibi kullanır.
Vekâletnamenin Şekli ve Taşıması Gereken Unsurlar
Vekâletin yazılı olması yeterli olup noterde düzenlenmesi zorunlu tutulmamıştır. Belgede şu bilgiler bulunmalıdır:
- Temsil edilen malikin adı ve soyadı
- Yetkilendirilen vekilin adı ve soyadı
- Söz konusu bağımsız bölüme ilişkin bilgi
- Verilen yetkinin kapsamı (toplantıya katılma, oy kullanma gibi)
Tek Kişinin Temsil Edebileceği Malik Sayısı
Bir kişinin vekâleten temsil edebileceği bağımsız bölüm sayısı, ana taşınmazdaki toplam bağımsız bölüm sayısının %5'ini aşamaz. Bu sınır emredici niteliktedir ve yönetim planıyla yukarı çekilemez. Düzenlemenin amacı, oy gücünün tek elde birikmesinin önüne geçmek ve kurulda temsil dengesini korumaktır.
Sınırın somut karşılığı şu şekildedir:
| Anataşınmazdaki toplam bağımsız bölüm | Bir kişinin temsil edebileceği azami malik |
|---|---|
| 20 bölümlü bir apartman | 1 kat maliki |
| 60 bölümlü bir site | 3 kat maliki |
| 120 bölümlü bir site | 6 kat maliki |
Paylı Mülkiyete Konu Bağımsız Bölümler
Bir bağımsız bölümün maliki birden fazla kişiyse, bu kişilerin aralarından bir temsilci belirlemesi gerekir. Tek bir bölüm için paydaşların ayrı ayrı oy kullanmasına imkân yoktur. Temsilci gösterilmemişse o bölüm adına hiç oy kullanılamaz.
Vekâleten Katılımın Yeter Sayılara Yansıması
Vekil aracılığıyla temsil edilen malikler, toplantı yeter sayısı hesaplanırken dikkate alınır. Vekil eliyle kullanılan oylar da karar yeter sayısının belirlenmesinde tam olarak geçerlidir.
Uygulama açısından, tutanakta hangi maliklerin vekâletle temsil edildiğinin ve vekilin kimliğinin açıkça gösterilmesi, vekâletnamelerin de tutanağa ek yapılarak saklanması önem taşır.
Karar Alma Sürecinin İşleyişi
Kurulda alınan kararların geçerliliği, kanunun aradığı usul ve çoğunluk koşullarına uyulmasına bağlıdır. Süreç; toplantının usulüne uygun yapılması, gerekli toplantı ve karar yeter sayılarına ulaşılması ve kararların tutanağa geçirilmesi aşamalarından oluşur. Bu kurallara uyulmadığında alınan kararlar hukuka aykırı hale gelir ve iptali gündeme gelebilir.
Sürecin temel esasları aşağıda ele alınmaktadır.
Yeter Sayılar
İlk toplantı bakımından
Kurul ilk toplantısını, maliklerin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasının katılımıyla yapar ve kararlar oy çokluğuyla alınır. Bir başka anlatımla ilk toplantının yapılabilmesi için maliklerin hem kişi sayısı hem de sahip oldukları arsa payı yönünden çoğunluğunun hazır bulunması aranır.
İkinci toplantı bakımından
Yeter sayı sağlanamadığı için ilk toplantı yapılamamışsa, ikinci toplantı en geç on beş gün içinde gerçekleştirilir. Bu toplantıda karar için aranan sayı, katılan maliklerin salt çoğunluğudur.
İkinci toplantıda sayı ve arsa payı bakımından çoğunluk koşulu artık aranmaz. Buna karşılık kanunun belirli konular için öngördüğü özel çoğunluk hükümleri her halükârda uygulanmaya devam eder.
Oy Hakkı ve Oylamanın Yürütülmesi
Her malik, sahip olduğu bağımsız bölüm için bir oy hakkına sahiptir. Aynı kişi birden çok bölüme sahipse her bölüm ona ayrı bir oy kazandırır. Buna karşılık bir malikin gerek bizzat gerek vekâleten kullandığı oyların toplamı, bütün oyların üçte birini aşamaz.
Oylama kural olarak açık biçimde yapılır. Kurulun bu yönde karar alması halinde gizli oylamaya da gidilebilir. Oylama sonucunda ortaya çıkan kararlar tutanağa açık ve anlaşılır bir dille yazılmalıdır.
Nitelikli Çoğunluk Aranan Kararlar
Kat Mülkiyeti Kanunu, önem taşıyan bazı konularda genel çoğunluğun ötesinde ağırlaştırılmış koşullar öngörmüştür. Bu tür kararların geçerli olması, kanunda gösterilen özel çoğunluğa ulaşılmasına bağlıdır.
Örnek olarak:
- Anataşınmazda önemli onarım ve yenilik yapılması → sayı ve arsa payı bakımından çoğunluk
- Yönetim planında değişikliğe gidilmesi → maliklerin beşte dördü (4/5)
- Anataşınmazın bütünü üzerinde tasarruf sonucu doğuran işlemler → oybirliği
- Ortak bir yerin başka bir amaca özgülenmesi ya da bağımsız bölüme dönüştürülmesi → oybirliği
Tutanak ve Karar Defteri
Kararların geçerlilik kazanması, tutanağa geçirilmelerine ve karar defterine işlenmelerine bağlıdır. Bu defter, kurul iradesinin resmen kayda alındığı temel belge işlevi görür.
Defterde şu unsurlar bulunmalıdır:
- Toplantının yapıldığı tarih
- Gündeme alınan maddeler
- Toplantıya katılan maliklerin listesi
- Alınan kararlar ile oylama sonuçları
Kararların, toplantıda hazır bulunan malikler ya da vekilleri tarafından imzalanması gerekir. İmza altına alınmamış kararların ispatı güçleşir ve uygulamada uyuşmazlık kaynağı olur.
Kararların Hayata Geçirilmesi
Kanuna ve yönetim planına uygun biçimde alınmış kararlar bütün malikler bakımından bağlayıcıdır. Bu kararların uygulanması, yönetimin kesintisiz ve düzenli yürümesi için zorunludur. Kararın fiilen yerine getirilmesi ise kural olarak yöneticinin işidir.
Kararların uygulanmaması ya da uygulanmasının engellenmesi halinde hukuki yaptırımlar devreye girebilir. Dolayısıyla uygulama aşaması yalnızca idari bir işlem olmayıp hukuki sonuç doğuran bir süreçtir.
Yöneticinin Uygulama Yükümlülüğü
Kurul kararlarının yerine getirilmesinden sorumlu kişi kural olarak yöneticidir. Yönetici, alınan kararları uygulamak, bunun için gereken işlemleri yürütmek ve uygulamanın gerçekleşmesini sağlamakla yükümlüdür.
Bu çerçevede yönetici; kurul kararlarını hayata geçirmek, ortak gider tahsilatını organize etmek, bakım ile onarım ve yenileme işlerini yürütmek ve kurulca kendisine bırakılan görevleri tamamlamakla yükümlüdür.
Yönetici bu kararları uygulamakla bağlıdır; onları değiştirme ya da uygulamaktan kaçınma yetkisi bulunmaz. Kararların yönetici tarafından yerine getirilmemesi halinde kurul, yöneticiyi görevden alabileceği gibi sorumluluğuna da gidebilir.
Kararların İcra Yoluyla Yerine Getirilmesi
Kanuna ve yönetim planına uygun biçimde oluşmuş kurul kararları bağlayıcı olup gereğinin yapılması zorunludur. Ortak gider ödemesine ilişkin kararlar ile işletme projesinde saptanan aidat borçları başta olmak üzere bu alacaklar icra kanalıyla tahsil edilebilir.
Kurul kararlarına dayanarak;
- Ortak gider ve aidat alacakları için icra takibi başlatılabilir,
- Borcunu ödemeyen malik hakkında yasal takibe geçilebilir,
- Gecikme tazminatı istenebilir.
Bu nitelikteki alacaklar uygulamada çoğunlukla ilamsız icra yoluyla tahsil edilir. Takibin dayanağını oluşturan temel belgeler ise karar defteri ile işletme projesidir.
Karara Uymayan Malike Karşı Başvurulabilecek Yollar
Kurul kararlarına uymak, istisnasız bütün malikler için bir yükümlülüktür. Bir malikin kararlara aykırı davranması veya uygulamayı engellemesi durumunda hem diğer maliklerin hem de yöneticinin başvurabileceği çeşitli hukuki yollar bulunur:
- Karara aykırı davranışın sona erdirilmesi istenebilir,
- Ödenmeyen ortak gider alacakları icra takibine konu edilebilir,
- Kurul kararlarına veya yönetim planına aykırı kullanımın durdurulması için dava yoluna gidilebilir,
- İhlalin sürekli ve ağır boyuta ulaştığı hallerde, Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca bağımsız bölümün devri dahi talep edilebilir.
Uygulamada en sık karşılaşılan uyuşmazlık sebepleri arasında ortak giderlerin ödenmemesi, ortak yerlerin hukuka aykırı biçimde kullanılması ve kurul kararlarının süreklilik gösterecek şekilde ihlal edilmesi öne çıkmaktadır.
Kurul Kararlarının İptali
Bir kurul kararı; usule, hukuka ya da hakkaniyete aykırı olduğunda iptal edilebilir. Kararların iptali, belirli süre ve usul kurallarına bağlı, teknik nitelikte bir yargılama sürecidir.
İptal sebepleri, davanın hangi süre içinde açılacağı, görev ve yetki bakımından hangi mahkemeye başvurulacağı ve izlenecek usul, Kat Malikleri Kurulu Kararlarının İptali Davası başlıklı ayrı bir çalışmamızda ele alınmıştır.
Independent Legal Değerlendirmesi
Kat malikleri kurulu uyuşmazlıklarında tartışma, çoğu zaman kararın içeriğinden değil kararın nasıl alındığından doğar. Gündemde yer almayan bir konunun oylanması, on beş günlük çağrı süresine uyulmaması ya da bağımsız bölümünde oturmayan bir malike yapılan bildirimin ispatlanamaması, esas bakımından yerinde olan bir kararı dahi savunulamaz hale getirebilir. Bu nedenle yönetimin en verimli yatırımı, toplantı öncesinde harcanan usul titizliğidir.
Vekâlet uygulaması da benzer bir hassasiyet gerektirir. Yüzde beşlik temsil sınırının ya da toplam oyun üçte birini aşamama kuralının gözden kaçırılması, toplantıyı geçersiz kılmasa bile alınan kararın çoğunluk hesabını bozarak iptal riskini doğurur.
Somut bir dosyada özellikle şu başlıkların gözetilmesini öneriyoruz:
- Çağrının on beş günlük yasal süreye uygun yapıldığının ve her malike ulaştığının belgelenmesi
- Gündemin çağrı yazısında eksiksiz gösterilmesi, gündem dışı konularda aranan koşulun tutanağa yansıtılması
- Karar konusuna göre genel çoğunluk mu yoksa nitelikli çoğunluk mu gerektiğinin oylamadan önce netleştirilmesi
- Vekâletnamelerin toplantı öncesinde denetlenmesi, temsil sınırlarının ve oy tavanının hesaplanması
- Kararların karar defterine eksiksiz işlenmesi ve hazır bulunanlarca imzalanmasının sağlanması
- Ortak gider alacaklarında işletme projesi ile karar defterinin takibe dayanak oluşturacak biçimde hazırlanması
Independent Legal, kat mülkiyeti hukukundan doğan uyuşmazlıklarda toplantı sürecinin hukuki denetiminden kurul kararlarının iptali ve ortak gider alacaklarının takibine kadar sürecin bütününde danışmanlık ve dava hizmeti sunmaktadır.