Yabancı sermayeli şirketlerin Türkiye'deki yapılanmasında en sık karşılaşılan ihtiyaçlardan biri, yönetim kademesinde görev alacak yabancı personelin istihdamıdır. Mevzuat bu ihtiyacı ayrı bir başlık altında düzenlemiş ve tüzel kişiliği bulunan şirketlerin belirli pozisyonlarında çalıştırılacak yabancılar için kilit personel çalışma izni rejimini öngörmüştür.
Bu izin türünde belirleyici olan yalnızca yabancının şirketteki konumu değildir; şirketin kendisinin de mevzuatta tanımlanan yatırım ölçütlerini karşılaması aranır. Başka bir deyişle inceleme, hem kişiye hem de işletmeye yöneliktir. Bakanlıkça belirlenen koşulların sağlanması, gerekli belgelerin eksiksiz sunulması ve usulüne uygun başvuru yapılması, iznin alınabilmesinin üç temel unsurudur.
Aşağıda kilit personel kavramının kapsamını, özellik arzeden doğrudan yabancı yatırım tanımını ve buna ilişkin parasal eşikleri, yurt içinden ve yurt dışından yapılacak başvuruların usulünü, istenen belgeleri, iş sözleşmesinde dikkat edilecek hususları, uzatma prosedürünü ve ret kararına karşı açık olan hukuki yolları ele alıyoruz.
Kilit Personel Kimdir?
Kilit personel, Türkiye'de kurulu ve tüzel kişiliği bulunan bir şirkette, Doğrudan Yabancı Yatırımlarda Yabancı Uyruklu Personel İstihdamı Hakkında Yönetmelik'te sayılan koşullardan en az birini karşılayan personeli ifade eder.
Yönetmelik uyarınca bu sıfatı taşıyabilecek kişiler şunlardır:
- Şirketin üst yönetiminde ya da yürütme pozisyonunda görev yapanlar
- Şirketin bütününü veya belirli bir bölümünü yönetenler
- Şirketin denetçilerinin, idari veya teknik personelinin işlerini denetleyen ya da kontrol edenler
- Şirkete yeni personel alınması, mevcut personelin işine son verilmesi ya da bu konularda teklifte bulunulması alanlarından en az birinde görev üstlenen veya bu konularda yetkili olan; şirket ortağı, yönetim kurulu başkanı, yönetim kurulu üyesi, genel müdür, genel müdür yardımcısı, şirket müdürü, şirket müdür yardımcısı ve benzeri mevkilerde bulunanlar
- Şirketin hizmetleri, araştırma cihazları, teknikleri ya da yönetimi bakımından temel sayılan bilgiye sahip olanlar
İrtibat bürolarında ise durum farklıdır: yurt dışındaki ana şirket tarafından adına yetki belgesi düzenlenen en fazla bir kişi kilit personel olarak kabul edilir.
Özellik Arzeden Doğrudan Yabancı Yatırım Nedir?
Bu kavram, Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu kapsamında bulunan ve aşağıdaki koşullardan en az birini sağlayan şirket ya da şubeyi anlatır:
- Yabancı ortakların toplam sermaye payı en az 667.882 TL olmak kaydıyla, şirketin veya şubenin son yıl cirosunun en az 576 Milyon TL düzeyinde bulunması
- Yabancı ortakların toplam sermaye payının en az 667.882 TL olması koşuluyla, son yıl ihracatının en az 1 Milyon ABD Doları tutarına ulaşması
- Yabancı ortakların toplam sermaye payı en az 667.882 TL iken, son yıl içinde Sosyal Sigortalar Kurumu'na kayıtlı en az 250 personelin istihdam edilmiş olması
- Şirket veya şube yatırım yapacaksa, öngörülen asgari sabit yatırım tutarının en az 191.3 Milyon TL olması
- Ana şirketin, merkezinin bulunduğu ülke haricinde en az bir ülkede daha doğrudan yabancı yatırımının bulunması
Yukarıdaki eşikler 2023 yılına ilişkindir; her yıl belirlenen yeniden değerleme oranı doğrultusunda artırılmaktadır.
Başvuru Nasıl Yapılır?
Kilit personel çalışma izni, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'na başvurulmak suretiyle alınır ve işlemler e-izin sistemi üzerinden yürütülür. Başvurunun izleyeceği yol, personelin başvuru anında yurt içinde mi yoksa yurt dışında mı bulunduğuna göre farklılaşır.
Yurt Dışından Yapılan Başvurular
Yurt dışında bulunan kilit personel, çalışma izni talebini vatandaşı olduğu veya daimi olarak ikamet ettiği ülkedeki Türkiye Cumhuriyeti temsilciliğine iletir. Temsilcilik, başvuruya ilişkin kendi değerlendirmesini de ekleyerek dosyayı doğrudan Bakanlığa gönderir.
Temsilcilikler ile Bakanlık arasındaki yazışmalar elektronik posta yoluyla yürütülür. Başvuru sırasında istenen belgelerin ise, yabancının temsilciliğe müracaat ettiği tarihten itibaren en geç 3 iş günü içinde işveren tarafından Bakanlığa iletilmesi gerekir.
Yurt İçinden Yapılan Başvurular
Türkiye'de kanuni olarak bulunan yabancılar, kilit personel çalışma izni taleplerini doğrudan Bakanlığa yöneltebilir.
Gerek yurt içi gerek yurt dışı başvurularında belgelerin Bakanlığa ulaştırılması e-çalışma otomasyon sistemi üzerinden gerçekleşir.
Çalışma Vizesi ve İkamet İzni Aşaması
Kilit personel çalışma izni alan yabancıların, belgeyi edindikleri tarihten itibaren en geç 90 gün içinde Türkiye'nin dış temsilciliklerine çalışma izni vizesi başvurusunda bulunması gerekir.
Türkiye'ye giriş yapıldıktan sonra ise en geç 30 gün içinde İçişleri Bakanlığı'ndan ikamet izni talep edilmesi zorunludur.
Öğrenci ikamet izni dışında kalmak üzere en az 6 ay süreli ikamet izni almış olan ve bu iznin geçerlilik süresi içinde kendisine çalışma izni verilen kilit personel bakımından, dış temsilciliklerden ayrıca çalışma vizesi alınması gerekmez.
Başvuruların Sonuçlandırılması
Özellik arzeden doğrudan yabancı yatırımlar ile irtibat bürolarında istihdam edilecek kilit personele ilişkin başvurular, belgelerin eksiksiz olması kaydıyla müracaat tarihinden itibaren en geç 15 gün içinde karara bağlanır.
Dosyada eksik evrak bulunması halinde başvuru sahibi bilgilendirilir ve 15 günlük değerlendirme süresi, eksik belgelerin Bakanlığa ulaştığı tarihte işlemeye başlar. Yurt dışından yapılan başvurularda ise sürenin başlangıcı, belgelerin tamamının Bakanlığa intikal ettiği andır.
Bir istisna olarak, özellik arzeden doğrudan yabancı yatırımlarda mesleki eğitim alanındaki bir görevde istihdam edilecek yabancı kilit personel için başvuru yapılabilmekle birlikte, Bakanlığın bu dosyaları 15 gün içinde sonuçlandırma zorunluluğu bulunmamaktadır.
Başvuruda İstenen Belgeler
Kilit personel çalışma izni için sunulması gereken belgeler şunlardır:
- Şirketin veya şubenin "özellik arzeden doğrudan yabancı yatırım" niteliğini taşıdığını ortaya koyan bilgi ve belgeler
- Yabancı personelin kilit personel sayıldığını gösteren bilgi ve belgeler
- İrtibat bürosu faaliyetleri bakımından son yıl içinde yurt dışından döviz getirildiğini kanıtlayan belgeler
- Yabancı Personel Bildirim Formu
- Yabancının işe kabul belgesi ya da bu belgenin onaylı sureti
- Pasaport sureti ve tercümesi
- Özgeçmiş formu
- Çalışma izni talep dilekçesi
Belgelerin e-çalışma otomasyon sistemi üzerinden taranarak gönderilmesi gerekir. Yurt dışından yapılan başvurularda, yabancı personelin dış temsilciliğe müracaatının ardından işveren bu belgeleri en geç 3 iş günü içinde e-izin otomasyon sistemi aracılığıyla Bakanlığa iletmelidir. Sayılan belge gruplarının içeriği aşağıda ayrıntılandırılmaktadır.
Yatırımın Niteliğini Kanıtlayan Belgeler
Şirketin veya şubenin "özellik arzeden doğrudan yabancı yatırım" olduğu, aşağıdaki belgelerle ortaya konur:
- Yabancı ortakların toplam sermaye payının en az 667.882 Türk Lirası olduğunu gösteren belgeler; defter kaydının şirket onaylı sureti, şirket onaylı bilanço ve Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi fotokopisi bu kapsamdadır
- Son yıl ihracat tutarının en az 1 milyon ABD Doları düzeyinde bulunduğunu kanıtlayan ihracat bedeline ilişkin banka dekontu, banka yazısı, döviz alım belgesi fotokopisi veya şirket onaylı gelir tablosu
- Son yıl cirosunun en az 576 Milyon Türk Lirası olduğunu gösteren şirket onaylı gelir tablosu ve benzeri belgeler
- Son yıl içinde Sosyal Sigortalar Kurumu'na kayıtlı en az 250 personelin istihdam edildiği hallerde bunu ispatlayan Sosyal Sigortalar Kurumu bordrosu türünden belgeler
- Yatırım yapılacaksa, öngörülen asgari sabit yatırım tutarının en az 191.3 Milyon Türk Lirası olduğunu ortaya koyan Yatırım Teşvik Belgesi veya Turizm Teşvik Belgesi
- Ana şirketin merkezinin bulunduğu ülke dışında en az bir ülkede daha doğrudan yabancı yatırımı bulunduğunu gösteren Faaliyet Belgesi, Faaliyet Raporu ya da ilgili ülkenin resmi makamlarınca düzenlenecek yazı ile istihdam edilecek kilit personelin yurt dışındaki ana şirketçe görevlendirildiğine dair görevlendirme yazısı
Personelin Kilit Personel Sıfatını Gösteren Belgeler
Bu belgeler, yabancının hangi kilit personel tanımına dayandığına göre değişir.
Şirketin üst yönetiminde veya yürütme pozisyonunda çalışanlar, şirketin tamamını ya da bir bölümünü yönetenler, denetçilerin veya idari ve teknik personelin işlerini denetleyip kontrol edenler ile personel alımı, işe son verilmesi veya bu konularda teklif sunulması alanlarında görev ya da yetki sahibi olan şirket ortağı, yönetim kurulu başkanı ve üyesi, genel müdür, genel müdür yardımcısı, şirket müdürü ve müdür yardımcısı gibi kişiler bakımından Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi fotokopisi ile yönetim kurulu veya ortaklar kurulu kararının fotokopisi türünden belgeler aranır.
Şirketin hizmetleri, araştırma cihazları, teknikleri veya yönetimi açısından temel sayılan bilgiye sahip kişilerde ise bonservis ve tercümesi, diploma sureti ve tercümesi ile personelin istihdam edileceği alana ilişkin diğer belgeler ve bunların tercümeleri istenir. Örneğin ihracat elemanları için ülkeler bazında ihracatı gösteren, ilgili bankaca onaylı banka dekontu, banka yazısı, döviz alım belgesi fotokopisi veya şirket onaylı gelir tablosu bu kapsamda sunulabilir.
Diğer Belgeler
Yukarıdakilerin yanında dosyada bulunması gereken belgeler şunlardır:
- İrtibat bürosu faaliyetleri bakımından, son yıl içinde yurt dışından en az 200.000 ABD Doları ya da karşılığı dövizin getirildiğini gösteren belgeler; büro yetkilisi için yetki belgesi ile döviz transferine ilişkin banka dekontu, banka yazısı veya döviz alım belgesi fotokopisi bu kapsamda değerlendirilir
- Yabancıların Çalışma İzinleri Hakkında Kanunun Uygulama Yönetmeliği ekindeki Yabancı Personel Bildirim Formu; eksiksiz ve okunaklı doldurulmuş, işveren kaşesini, yabancı personelin orijinal imzasını ve vesikalık fotoğrafını taşıyacak biçimde 4 adet olarak hazırlanır
- Söz konusu formda hem işverenin hem de yabancı personelin orijinal imzasının bulunmadığı hallerde, taraflar arasında akdedilmiş bireysel iş sözleşmesi ya da işverenin teklifinin işçi tarafından kabul edildiğini gösteren işe kabul belgesi veya onaylı sureti
- Yabancı personelin ilgili Türk Konsolosluğu ya da noter tarafından onaylanmış, geçerlilik süresi devam eden pasaport sureti ve tercümesi
- Aynı Yönetmelik ekindeki "özgeçmiş formatı" esas alınarak doldurulacak özgeçmiş formu
- İşverence hazırlanacak çalışma izni talep dilekçesi
İş Sözleşmesinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
İş sözleşmesi bakımından ilk husus, metnin İş Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleriyle uyumlu biçimde düzenlenmiş olmasıdır. Bunun yanında sözleşme, Doğrudan Yabancı Yatırımcılar Kanunu ile Doğrudan Yabancı Yatırımlarda Yabancı Uyruklu Personel İstihdamı Hakkında Yönetmelik hükümlerine aykırılık taşıyan maddeler içermemelidir.
Başvurunun kabulü bakımından belirleyici bir diğer nokta ücrettir. Yabancı personele ödenecek ücretin sözleşmede doğru biçimde belirlenmesi gerekir; Bakanlığın değerlendirme kriterlerinde öngörülen zorunlu asgari ücretlerin altında bir tutar kararlaştırılması halinde başvuru reddedilmektedir.
Kilit personel çalışma izni süreci; ölçütlerin sağlanması, belgelerin temini ve usuli işlemlerin tamamlanması olmak üzere birbirini tamamlayan aşamalardan oluşur. Bu aşamalarda veya iş sözleşmesinin hazırlanmasında yapılan hata ve eksiklikler ya doğrudan redde ya da sürecin gereksiz biçimde uzamasına yol açar. Bu nedenle sürecin yabancılar hukuku alanında deneyimli bir hukukçu tarafından yönetilmesi yerinde olur.
Ret Kararı, İtiraz ve İptal Davası
Kilit personel çalışma izni başvurusu, mevzuatta düzenlenen izin şartlarından birinin veya birkaçının karşılanmaması halinde reddedilebilir. Aynı sonuç, başvuruda uyulması gereken usuli kurallara riayet edilmediği durumlarda da doğar.
Bunların dışında Bakanlığın değerlendirme kriterlerinin sağlanamaması, kilit personel için aranan niteliklerin taşınmaması ya da özellik arzeden yabancı yatırımlar bakımından öngörülen yatırım koşullarının yerine getirilmemesi de ret gerekçesi oluşturmaktadır.
Ret halinde ilgililer itiraz yoluna gidebilir veya iptal davası açabilir. Bu iki yol arasındaki ilişki tek yönlüdür: önce itiraz edilirse dava açma süresi durur ve itirazın da reddi üzerine dava açılabilir; buna karşılık doğrudan iptal davası açılmışsa artık itiraz yoluna başvurulamaz.
İtiraz, ret kararının yabancıya tebliğinden itibaren 30 gün içinde, Bakanlığa yönelik olarak e-izin sistemi üzerinden yapılır. İtiraz dilekçesinin hukuki bir çerçevede hazırlanması, dayanılan gerekçeleri destekleyen bilgi ve belgelerin eklenmesi ve tüm evrakın e-imzalı biçimde sisteme yüklenmesi gerekir.
İptal davası ise kararın tebliğini izleyen günden itibaren 60 gün içinde idare mahkemesinde açılır. Önce itiraz edilmiş olması dava süresini durdurur. Örneğin ret kararının tebliğini izleyen 25. günde itiraz edilmişse, itiraz üzerine verilen kararın tebliğini izleyen günden itibaren dava açmak için 35 gün kalır.
Ret sebeplerinin tamamının ve bunlara karşı işletilebilecek hukuki yolların ayrıntılı biçimde ele alındığı "çalışma izni başvurusunun reddi" başlıklı çalışma, konuya ilişkin geniş bir çerçeve sunmaktadır.
Ret Sonrasında Yeniden Başvuru
Başvurunun reddedilmesi, yeni bir talepte bulunulmasına engel değildir. Ancak yeniden başvuru yapılmadan önce, ilk dosyanın reddine yol açan eksiklik ve hataların giderilmiş olması gerekir. Aynı kusurlarla tekrarlanan bir başvurunun sonucu da değişmeyecektir.
Uzatma Başvurusu ve Uzatmanın Reddi
Kilit personel çalışma izninin uzatılmasına ilişkin talep, izin süresinin bitiminden itibaren en geç 15 gün içinde iletilmelidir. Ayrıca izin süresi henüz sona ermeden de uzatma başvurusunda bulunulabilir; bunun için iznin bittiği tarihten geriye doğru en fazla 2 aylık bir zaman diliminde kalınması gerekir.
Uzatma başvurusunda aranan belgeler şunlardır:
- İrtibat bürosu faaliyetleri bakımından, son yıl içinde yurt dışından en az 200.000 ABD Doları ya da karşılığı dövizin getirildiğini gösteren belge
- Yabancı personel bildirim formu
- İşe kabul belgesi veya onaylı sureti
- Pasaport sureti ile tercümesi
- Çalışma izni talep dilekçesi
- Önceki çalışma izni belgesinin aslı
Başvuru, bu belgeler eklenmek suretiyle yabancı personel ya da işvereni tarafından e-izin sistemi üzerinden doğrudan Bakanlığa yapılır.
Uzatma taleplerinin reddi, başvuru şartlarına uyulmaması halinde gündeme gelebileceği gibi Bakanlığın değerlendirme kriterlerinin karşılanmadığı hallerde de söz konusu olur. Belgelerin Bakanlığa tam ve eksiksiz biçimde iletilmemesi de aynı sonucu doğurur.
Uzatma talebinin reddedilmesi durumunda da ilgililer bu karara karşı itiraz edebilir veya iptal davası açabilir. İzlenecek usul, ilk başvurunun reddi bakımından yukarıda açıklananla aynıdır.
Uzatma başvurusunun işleyişi ve gerekli belgeler hakkında daha ayrıntılı bilgi, "yabancı çalışma izni uzatma" başlıklı çalışmada yer almaktadır.
Başvuru Ne Kadar Sürede Sonuçlanır?
Usulüne uygun biçimde yapılan kilit personel çalışma izni başvuruları Bakanlıkça en geç 15 gün içinde karara bağlanır.
Harç ve Masraflar
Kilit personel çalışma izninde ödenecek harçlar, izin süresine göre değişen tarifeye tabidir. Bu harçların yanı sıra 2023 yılı itibarıyla 356 TL tutarındaki değerli kağıt bedelinin de yatırılması gerekir.
Dikkat: Harç ve değerli kağıt bedelinin, bildirim tarihinden itibaren 30 gün içinde ödenmesi zorunludur. Bu süre içinde ödeme yapılmazsa çalışma izni başvurusu işlemden kaldırılır.
Independent Legal Değerlendirmesi
Kilit personel çalışma izni, yabancı sermayeli şirketlerin Türkiye'deki yönetim yapısını doğrudan etkileyen bir konudur. Uygulamada ret kararlarının kayda değer bir bölümü, yabancının niteliğinden değil şirketin "özellik arzeden doğrudan yabancı yatırım" ölçütlerini belgeleyememesinden kaynaklanır. Bu nedenle dosyanın hazırlığına, personel tarafından değil şirket tarafından başlanması daha isabetli bir yaklaşımdır.
Sürecin ikinci kırılma noktası takvimdir. Çalışma vizesi için 90 gün, ikamet izni için 30 gün, harç ödemesi için 30 gün ve uzatma için öngörülen süreler birbirinden bağımsız işler; bunlardan birinin kaçırılması, diğer aşamaların usulüne uygun tamamlanmış olmasını anlamsız kılabilir.
Somut bir dosyada şu başlıklar öncelikle ele alınmalıdır:
- Şirketin ciro, ihracat, istihdam veya sabit yatırım eşiklerinden hangisine dayanacağının baştan belirlenmesi
- Yabancının kilit personel tanımındaki hangi bende girdiğinin netleştirilmesi ve buna uygun belge setinin hazırlanması
- İş sözleşmesindeki ücretin, Bakanlığın asgari ücret kriterlerini karşılayacak biçimde kararlaştırılması
- İrtibat bürosu üzerinden yürütülen başvurularda tek kilit personel sınırının gözetilmesi
- Yurt dışı başvurularında temsilciliğe müracaatı izleyen 3 iş günlük belge iletim süresine uyulması
- Ret halinde itiraz ile doğrudan dava arasındaki tercihin, sürelerin durması etkisi hesaplanarak yapılması
Independent Legal, yabancı sermayeli şirketlerin personel istihdamına ilişkin süreçlerde başvuru dosyasının kurgulanmasından ret kararlarına karşı idari itiraz ve iptal davası aşamalarının yürütülmesine kadar danışmanlık ve dava takibi hizmeti sunmaktadır.