Yurt dışında kurulu bir şirket, Türkiye pazarına doğrudan sermaye yatırımı yapmadan önce çoğu zaman bu pazarı yakından tanımak ister. Mevzuat bu ihtiyaca karşılık gelen bir yapı öngörmüştür: irtibat bürosu. Ticari kazanç elde etmeye kapalı, buna karşılık araştırma ve temsil işlevi gören bu yapı, yabancı yatırımcıya düşük maliyetli ve kontrollü bir giriş imkânı sunar.
İrtibat bürosunun cazibesi kadar sınırları da belirgindir. Faaliyet izni belirli konularla çerçevelenmiştir, süre bakımından sınırlıdır ve idari denetime tabidir. Bu çerçevenin dışına çıkan bir büro yalnızca iznini kaybetmekle kalmaz, vergisel açıdan da beklemediği bir tabloyla karşılaşabilir.
Bu bilgi notunda irtibat bürosunun hukuki niteliğini, dayandığı mevzuatı, izin ve süre uzatımı prosedürünü, kuruluş için aranan belgeleri, personel istihdamına ilişkin kuralları, defter ve vergi yükümlülüklerini ve büronun hangi hallerde sona erdiğini sırasıyla ele alıyoruz.
İrtibat Bürosu Kavramı
İrtibat bürosu, faaliyet gösterdiği ülkede pazar koşullarını inceleyen, o ülkenin hukuki düzeni ve ticari ortamı hakkında veri toplayan, kişi ve kurumlarla bağlantı kuran, ortaya çıkan iş fırsatlarını izleyerek merkezdeki kuruluşa aktaran; buna karşılık ticari nitelik taşıyan hiçbir işlem yapmayan bir yapıdır. Sosyal, kültürel ve tanıtım amaçlı çalışmalar bu yapının doğal alanına girer; kazanç amacı taşıyan faaliyetler ise tamamen dışındadır.
İngilizce karşılığı "Liasion Office" olan bu kuruluş biçimi, Ekonomi Bakanlığından alınan izin ve öngörülen hukuki prosedüre uyum şartıyla açılabilir. Faaliyet süresi Bakanlık izniyle uzatılabilir; bunun karşılığında büro, çerçevesi mevzuatla çizilmiş bazı kısıtlara katlanır.
İktisadi faaliyetten men edilmiş olmaları, irtibat bürolarının Türkiye'de yakın takip altında tutulmasının başlıca sebebidir. Ancak bu takip, işleyişi güçleştiren ağır bir denetim rejimi anlamına gelmez; aşağıda değineceğimiz üzere bu yapının yatırımcıya sağladığı önemli avantajlar bulunmaktadır.
Uygulanacak Mevzuat
İrtibat bürolarının hukuki çerçevesi tek bir metinde toplanmış değildir; birbirini tamamlayan birkaç düzenleme birlikte uygulanır. Temel dayanak 4875 sayılı Doğrudan Yabancı Yatırımcılar Kanunu'dur. Kuruluş, izin ve denetime ilişkin ayrıntılı kurallar ise 25205 sayılı Doğrudan Yabancı Yatırımcılar Kanunu Uygulama Yönetmeliği'nde yer alır.
Bu iki metnin yanında iki ayrı kanun daha devreye girer. Yabancıların Türkiye'deki özel hukuk ilişkilerinden doğan uyuşmazlıklar 5718 sayılı Milletlerarası Özel Hukuk Kanunu hükümlerine göre çözülür. Büro ile Türkiye Cumhuriyeti Devleti arasında çıkan uyuşmazlıklar ise idari yargının konusudur ve 2577 sayılı İdari Yargılama Usulü Kanunu çerçevesinde görülür.
Faaliyet Süresi ve Uzatma Talebi
İlk başvuruda verilen izin süresiz değildir; üst sınırı 3 yıl olan bir süre için tanınır. Bu sürenin bitiminden önce Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğüne başvurulmadığı takdirde faaliyet devam ettirilemez.
Uzatma talebi bir dilekçe ile iletilir ve Genel Müdürlük tarafından çok yönlü bir değerlendirmeye tabi tutulur. Bu değerlendirmede büronun geçmiş dönemdeki çalışmaları, bağlı bulunduğu şirketin Türkiye'ye ilişkin ileriye dönük iş planı ve hedefleri, gerçekleşmiş ve öngörülen harcama tutarları ile istihdam edilen personel sayısı birlikte gözetilir. Verilecek ek süre, mevzuatta faaliyet konularına göre belirlenmiş süre çizelgesi esas alınarak tayin edilir.
Faaliyet Alanları ve Yıllık Bildirim
Kuruluş şartlarına geçmeden önce, büronun hangi alanlarda çalışabileceğine bakmak gerekir; zira izin bu alanlarla sınırlı verilir. Yukarıda değindiğimiz sınırlamaların kaynağı Doğrudan Yabancı Yatırımcılar Kanunu Uygulama Yönetmeliği'nin 8. maddesidir ve faaliyet konuları bu maddede kategorik biçimde sayılmıştır.
Süreklilik arz eden bir yükümlülük de yıllık bildirimdir. Her yıl en geç Mayıs ayı sonuna kadar, geçmiş yıl faaliyetlerini gösteren "İrtibat Bürolarının Faaliyetlerine İlişkin Bilgi Formu" doldurularak ekindeki belgelerle birlikte Bakanlığa sunulmalıdır. Bu bildirim yapılmadığında süre uzatma dilekçesi işleme alınmaz; süre uzatılmadığı için de büronun faaliyetine son verilir ve izin, herhangi bir talep beklenmeksizin idarece (re'sen) iptal edilir.
Bakanlık denetimi. Gerek mevzuat gerekse izin belgeleri irtibat bürolarına bir dizi yükümlülük yükler. Bu yükümlülüklere uyulup uyulmadığı, Bakanlığın kendiliğinden yürüttüğü denetimlerle ya da ilgili kurum ve kuruluşlardan gelen yazılı bildirimler üzerine incelenir.
İzin kapsamı dışına çıkılması. Denetimde büronun izin verilmemiş bir alanda çalıştığı tespit edilirse, fiilen yürüttüğü faaliyet için izin başvurusu yapması amacıyla 30 günlük bir süre tanınır. Haklı gerekçelerin bulunduğu özel durumlarda bu süreye 30 gün daha eklenebilir. Süre dolduğu halde başvuruda bulunulmazsa, büronun mevcut diğer faaliyet izinleri de iptal edilir.
Ticari faaliyet tespiti. Denetim sonucunda büronun ticari faaliyette bulunduğu ortaya çıkarsa sonuç daha ağırdır: faaliyet izni iptal edilir ve durum ilgili mercilere bildirilir.
Kuruluş İçin Aranan Şartlar
Yönetmelik, irtibat bürosu açılabilmesini birkaç koşulun birlikte gerçekleşmesine bağlamıştır.
Bunların ilki kuruluşa ilişkindir: başvuran şirketin yabancı bir ülkede, o ülkenin mevzuatına göre kurulmuş olması gerekir. İkincisi ve en belirleyici olanı, faaliyet yasağıdır; büro aracılığıyla Türkiye'de ticari faaliyet yürütülemez. İlgili yabancı şirketin başka hukuki yapılar üzerinden ticaret yapması mümkündür, ancak irtibat bürosu bunun aracı olamaz. Üçüncü koşul Ekonomi Bakanlığı iznidir; izin belirli konular için verilir ve izinsiz büro kurulamayacağı gibi, izin kapsamı aşıldığında yukarıda anlattığımız yaptırımlar devreye girer.
Buna iki şart daha eklenir. Bakanlık, yaptığı inceleme sonucunda başvuran şirketin kuruluşundan bu yana en az 1 yıl geçmiş olmasını arayabilir; bu her başvuruda otomatik uygulanan bir kural değil, idarenin somut duruma göre gerekli görmesi halinde talep ettiği bir koşuldur. Son olarak başvuru dosyasındaki belge ve bilgilerin eksiksiz sunulması gerekir; bu belgelerin dökümüne aşağıda ayrıca yer veriyoruz.
Finansal sektörde irtibat bürosu. Para ve sermaye piyasaları, sigortacılık ve kendi özel mevzuatı bulunan diğer finansal alanlarda büro açılmak isteniyorsa talep, Bakanlık yerine bu alanın özel mevzuatında yetkili kılınmış resmi kurumlarca değerlendirilir.
Bunun dışındaki sektörlerden gelen başvurularda da Bakanlık, faaliyet için izin, lisans veya benzeri bir yetki gerekiyorsa, bu izni veren kurum ve kuruluşların görüşünü alarak başvuruyu sonuçlandırma yetkisine sahiptir.
Başvuru Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler
Kuruluşta hangi belgelerin isteneceği, Doğrudan Yabancı Yatırımcılar Kanunu Uygulama Yönetmeliği'nde düzenlenmiştir. Yabancı bir şirket Türkiye'de irtibat bürosu açmak istediğinde dosyada şunların bulunması gerekir:
- Kuruluşa ilişkin başvuru formu
- Büronun yürüteceği işlerin kapsamını ortaya koyan ve ticari faaliyette bulunulmayacağı taahhüdünü içeren beyanname metni
- Söz konusu beyannameyi imzalayan yabancı şirket yetkilisinin imza yetkisini ortaya koyan belge
- Yabancı şirkete ait olup ilgili Türk Konsolosluğunca ya da "Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması" sözleşmesi hükümlerine göre onaylanmış faaliyet belgesi
- Şirket hakkında düzenlenmiş faaliyet raporu veya bilanço ile gelir tablosu
- Büronun işlerini yürütmek üzere görevlendirilen kişi ya da kişiler adına düzenlenen yetki belgesi
- Süreç bir temsilci eliyle, örneğin avukat aracılığıyla yürütülüyorsa buna ilişkin vekaletname
Bu dosyanın yanında, vergi dairesi nezdindeki başvuruda ve Genel Müdürlüğe yapılacak bildirimde de ayrıca belge sunulması gerekir. Söz konusu belgelerin her birinin özelliklerine burada tek tek girmiyor, ilgili tabloya atıf yapmakla yetiniyoruz.
Gerek başvuru dosyasındaki gerekse Genel Müdürlüğe verilecek belgelerin asılları teslim edildiğinde, başvurucuya bunların onaylı birer sureti geri verilir. Onay işlemini yapmakla yetkili merci Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğüdür.
Yukarıda sayılan başvuru formu ve beyanname gibi belgelerin bir bölümü, yönetmeliğe taslak halinde eklenmiştir. Başvuru bu ekler esas alınarak hazırlanır.
Sürecin hukuki destekle yürütülmesi önem taşır. Kurulacak büronun konumu, bağlı olduğu şirketin özellikleri ve işleyişin hukuki gereklilikleri birlikte değerlendirilerek, ileride sorun doğurmayacak bir kuruluş yapısı oluşturulmalıdır.
Dosyanın eksiksiz olması halinde başvuru, sunulmasını izleyen 15 gün içinde sonuçlandırılır.
İzin alındıktan sonraki yükümlülük. Kuruluş izninin ardından vergi dairesine kayıt belgesi ile büroya ait kira sözleşmesinin birer örneği, en geç 1 ay içinde Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğüne gönderilmelidir.
Uygulamada Öne Çıkan Başlıklar
Adres, Yetkili ve Unvan Değişiklikleri
Büronun adresi ya da yetkilendirilmiş kişileri zaman içinde değişebileceği gibi, bağlı bulunduğu yabancı şirketin unvanı da değişebilir. Bu tür değişikliklerde, değişikliği izleyen 1 aylık süre içinde Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğüne bildirim yapılması zorunludur.
Bildirime eklenecek belge, değişikliğin türüne göre farklılaşır: adres değişikliğinde yeni adresi gösteren kira sözleşmesi örneği, büroya yeni bir kişi atanmışsa bu kişi adına düzenlenen yetki belgesi, yabancı şirketin unvanı değişmişse bu değişikliği ortaya koyan bilgi ve belgeler sunulur.
Harcamaların Finansmanı ve Kâr Transferi
İrtibat bürolarının gelir doğuran bir faaliyeti bulunmadığından, giderleri yurt dışındaki şirketin gönderdiği dövizle karşılanır.
Kâr transferi. İktisadi faaliyet yasağının doğal sonucu olarak irtibat bürolarının kâr transferi yapması da mümkün değildir. Bu kuralın tek istisnası büronun sona erdiği hallerde ortaya çıkar: tasfiye aşamasında oluşan bakiyenin yurt dışına aktarılmasına imkân tanınmıştır.
Personel İstihdamı ve Sosyal Güvenlik
Türkiye'de açılan irtibat büroları çoğu zaman birden fazla çalışana ihtiyaç duyar ve bu çalışanlar Türk vatandaşı olabileceği gibi yabancı uyruklu da olabilir.
SGK bildirimi. Büro, ister Türk ister yabancı olsun bünyesinde çalıştırdığı herkes için Sosyal Güvenlik Kurumuna bildirimde bulunmak zorundadır. Sıradan bir işveren gibi her ay düzenli olarak primleri bildirmesi ve ödemesi gerekir; bu bakımdan İş Kanunu ile bağlı mevzuata tabidir.
Çalışan Türk vatandaşı ise ödenen ücret üzerinden gelir vergisi kesintisi yapılmaz; buna karşılık işçi ve işveren primleri kesilerek Sigorta Müdürlüğüne yatırılır.
Yabancı bir çalışanın Türkiye'de sigortalı sayılmaması, yani adına SGK primi ödenmemesi için iki şartın birlikte gerçekleşmesi gerekir: kişinin vatandaşı olduğu ülke ile sosyal sigorta anlaşması bulunmalı ve o ülkede sigortalı olduğunu gösteren bilgi ve belgeler işveren nezdinde hazır tutulmalıdır. Bu şartlar sağlanırsa Türkiye'de prim ödenmesine gerek kalmaz; sağlanmadığı, yani çalışanın kendi ülkesinde sosyal sigortası bulunmadığı hallerde ise primin Türkiye'de ödenmesi gerekir.
Söz konusu belgelerin yabancı devlet makamlarınca onaylanmış olması aranır. Bu noktada apostil şerhi belirleyici hale gelir. Aynı gereklilik, yukarıda saydığımız kuruluş belgeleri bakımından da geçerlidir; yurt dışından temin edilen evrakın apostilli olması önem taşır.
Ödeme usulü. Büronun ödemeleri, bağlı bulunduğu şirketin kazançlarından karşılanır ve döviz üzerinden yapılır. Çalışanlara aktarılan tutar hukuken ücret niteliğindedir ve döviz olarak ödenir. İrtibat büroları gelir vergisinden muaf olduğundan, çalışanlar bakımından asgari geçim indirimi (AGİ) hak edişi doğmaz.
Yabancı Personel Çalıştırılması
Büroda görev yapan yabancı çalışanlar, merkezi Türkiye dışında bulunan şirket adına ve hesabına hareket eder. Türkiye'de yabancı istihdamına ilişkin genel kural, şirketin çalıştırdığı her bir yabancı için 5 Türk çalışan istihdam etmesidir.
Bu kota, kilit personel sayılan çalışanlar bakımından uygulanmaz. Uygulamada kilit personel niteliğinin şu ölçütlerle belirlendiği görülmektedir: şirketin bütününü veya belirli bir bölümünü yönetme yetkisine sahip olmak; şirketin üst yönetiminde ya da yürütme biriminde görev almak; şirketle ilgili temel nitelikte sayılan belirli düzeyde bilgiye sahip bulunmak; personelin veya denetçilerin çalışmalarını denetleyip kontrol etmek; işe alım yapma ya da mevcut çalışanların iş sözleşmesini sona erdirme yetkisini taşımak; şirket tarafından adına yetki belgesi düzenlenmiş olmak.
Bu noktada altını çizmek gerekir ki, kota uygulansın veya uygulanmasın, büroda istihdam edilecek her yabancı için çalışma izni alınması zorunludur. Çalışma izninin ayrıntıları bu notun kapsamı dışındadır.
Defter, Kayıt ve Belge Düzeni
Türkiye'de açılan irtibat büroları dar mükellef konumundadır. Vergisel duruma aşağıda ayrıca değiniyoruz; ancak dar mükellefiyet, kayıt yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Büronun yaptığı harcamaları ve bunlara bağlı olarak ödediği vergi ile harçları belgeleyebilmesi için mükellefiyetini tescil ettirmesi gerekir.
Bu çerçevede defter tutulmasına, belge düzenlenmesine ve bunların saklanmasına özen gösterilmelidir. Hangi defter ve belgelerin tutulacağı; faaliyetin niteliğine, harcamaların yapısına ve somut olayın koşullarına göre belirlenir. Uygulamada yevmiye defteri, defter-i kebir ve envanter defteri gündeme gelebilir.
Yukarıda belirttiğimiz üzere harcamalar Türkiye dışından gelen dövizle karşılandığından, denetimlerin sorunsuz yürütülebilmesi için bu para akışının belgelenmesi gerekir. Banka dekontları, transfer belgeleri ve döviz alım belgeleri bu amaçla düzenlenip saklanmalıdır.
Vergisel Konum
İrtibat bürolarının ticari faaliyette bulunması ve kazanç sağlamaya yönelik işlem yapması mümkün olmadığından, bu yapılar gelir vergisinden muaf tutulmuştur. Hukuken kanuni ve iş merkezi Türkiye'de bulunmayan dar gelirli işveren niteliğini taşırlar ve bu sıfatla Kanunda öngörülen gelir vergisi istisnaları arasında yer alırlar.
Bu istisna mutlak değildir. Faaliyet yasağını ihlal ederek kazanç elde eden bir büro, diğer kanuni yaptırımların yanı sıra elde ettiği gelir üzerinden vergilendirilir ve hakkında vergi ziyaı cezası uygulanır.
Ayrıca Damga Vergisi Kanunu uyarınca, büro çalışanlarına yapılan ücret ödemeleri damga vergisi kesintisine tabidir. Bu kesintinin muhtasar beyanname ile beyan edilmesi ve süresi içinde ödenmesi gerekir.
Büronun Sona Ermesi
İrtibat bürosu iki yoldan sona erebilir. Birincisi şirketin kendi iradesiyle kapatma kararı almasıdır; büronun kuruluş amacına ulaşılmış, ihtiyaç ortadan kalkmış ya da şirketin kendisi kapanmış olabilir.
İkinci yol idari nitelik taşır: yasaklanmış işleri yapan büronun faaliyet izni Türk idari mercilerince iptal edilerek varlığına son verilir. Sona ermeye ilişkin hükümler Doğrudan Yabancı Yatırımcılar Kanunu Uygulama Yönetmeliği'nin 8/e maddesinde düzenlenmiştir.
Bu hükme göre faaliyetine son veren büro, bağlı olduğu vergi dairesinden iş bırakma – yoklama fişi almak ve bunu Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğüne göndermek zorundadır. Ardından tasfiye süreci başlar ve bu aşamada kalan malvarlığının şirkete transferi mümkün hale gelir.
İrtibat Bürosunun Sağladığı Avantajlar
Ticari faaliyet yasağı bir sınırlama olduğu kadar, vergisel açıdan önemli bir rahatlık da sağlar. Bunun ötesinde irtibat bürosu, şirketin gereksiz yatırımlara girişmesini önler; sahadan toplanan verilerle yapılan ön araştırma, merkezin planlamasına doğrudan katkı sunar.
Büro aynı zamanda şirketin ileride yürüteceği ticari faaliyet için piyasada uygun bir zemin hazırlar. Yabancı yatırım niteliği taşıması sebebiyle de Türkiye Cumhuriyeti Devletinin özel önem verdiği alanlar arasındadır; bu nedenle belirli teşviklerden yararlanma ve hukuki koruma imkânı doğar.
Şube ile İrtibat Bürosu Arasındaki Ayrım
Yabancı bir şirketin Türkiye'de şube açması, doğrudan ticari faaliyete başladığı anlamına gelir. Şube konusunun ayrıntısına burada girmiyoruz; ancak temel ayrım tam da bu noktadadır. Şube kazanç elde etmek üzere kurulur ve buna bağlı bir vergi rejimine tabidir; irtibat bürosu ise kazanç elde edemez ve bu yüzden farklı bir vergisel konumda bulunur.
Kuruluş Öncesinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Yukarıda irtibat bürosuna ilişkin genel çerçeveyi ortaya koyduk. Ancak sürecin bundan ibaret olmadığını belirtmek gerekir; her somut olay, mevzuatın farklı noktalarına temas eden kendine özgü yönler taşır.
Şirket, şube ya da irtibat bürosu ayrımı gözetilmeksizin, her kuruluş işleminden önce hukuki zeminin hazırlanması gerekir. Bu aşamada yapılan hatalı veya ihmali işlemler ileride ciddi hukuki sorunlara dönüşebilmektedir.
Independent Legal Değerlendirmesi
İrtibat bürosu, Türkiye pazarına giriş düşünen yabancı şirketler için düşük maliyetli ve esnek bir başlangıç modelidir; ancak esnekliği, faaliyet sınırlarına titizlikle uyulması şartına bağlıdır. Uygulamada karşılaşılan sorunların büyük bölümü, izin kapsamının dışına çıkılmasından ve ticari faaliyet yasağının sınırlarının yanlış yorumlanmasından kaynaklanmaktadır. Bir sözleşmenin imzalanması, fatura düzenlenmesi ya da müşteriyle doğrudan ilişkiye girilmesi gibi işlemler, büronun izin rejimini tehlikeye atabilecek niteliktedir.
İkinci risk alanı süre yönetimidir. Yıllık bilgi formunun Mayıs ayı sonuna kadar sunulmaması, tek başına faaliyetin sonlanmasına yol açabilecek bir eksikliktir. Bu nedenle kuruluş kadar kuruluş sonrası takvimin de kurumsal bir düzen içinde izlenmesi gerekir.
Somut bir kuruluş planlanırken şu başlıkların önceliklendirilmesini öneriyoruz:
- Yürütülmesi planlanan işlerin, izin verilebilecek faaliyet konularıyla örtüşüp örtüşmediğinin başvuru öncesinde netleştirilmesi
- Yurt dışından temin edilecek faaliyet belgesi ve yetki belgelerinin apostil ya da konsolosluk onayı bakımından baştan denetlenmesi
- İzin sonrası bir aylık bildirim ile her yıl Mayıs sonundaki faaliyet bildiriminin takvime bağlanması
- Yabancı personel istihdam edilecekse kilit personel niteliğinin ve çalışma izni sürecinin önceden değerlendirilmesi
- Sosyal güvenlik boyutunda ikili sosyal sigorta anlaşmasının bulunup bulunmadığının ve gerekli belgelerin temin edilebilirliğinin araştırılması
- Faaliyetin ileride ticari boyut kazanması ihtimaline karşı şube veya şirket kuruluşuna geçiş senaryosunun önceden kurgulanması
Independent Legal, yabancı yatırımcıların Türkiye'deki yapılanma tercihlerinin belirlenmesinden irtibat bürosu izin sürecinin yürütülmesine ve sonraki dönem yükümlülüklerinin takibine kadar sürecin tamamında danışmanlık hizmeti sunmaktadır.