Yurt dışında kurulmuş bir derneğin ya da vakfın Türkiye'de yapılanma kurması, serbestçe gerçekleştirilebilen bir işlem değildir. Bu kuruluşların ülkede şube ya da temsilcilik açması, önceden alınmış idari izne bağlanmıştır ve izne giden yol teknik ayrıntılarla doludur.
Süreç bir başvuruyla başlar; başvurunun içeriği, eklenen belgelerin eksiksizliği ve kuruluşun statüsünde yer alan bilgilerin doğruluğu iznin verilip verilmemesinde belirleyici olur. Uygulamada ret ya da gecikme yaşanan dosyaların büyük kısmında sorun, esasa değil bu hazırlık aşamasına ilişkindir.
Aşağıda, yabancı vakıflar ve yabancı dernekler bakımından izin yükümlülüğünün kapsamını, İçişleri Bakanlığına yapılacak başvurunun işleyişini, verilen iznin süresi ve uzatılmasını, ayrıca faaliyete geçtikten sonra doğan yıllık bildirim yükümlülüklerini ayrı ayrı ele alıyoruz.
Yabancı Vakıflar Bakımından İzin Zorunluluğu
Bir yabancı vakfın Türkiye'de doğrudan faaliyet yürütmesi, temsilcilik ya da şube kurması, üst kuruluş oluşturması veya ülkede kurulu vakıflarla ortak çalışma yapması için önce Dışişleri Bakanlığının görüşünün alınması, ardından Bakanlıkça bu işlemlere izin verilmesi aranır.
Böyle bir talebin ileri sürülebilmesi ayrıca iki koşula bağlıdır: uluslararası düzeyde iş birliği yapılmasında yarar bulunması ve bu iş birliğinin karşılıklılık esasını taşıması. Gerekli izni alarak ülkede faaliyete başlayan vakıflar bakımından, Türk Medeni Kanunu'nun vakıflara ilişkin hükümleri uygulama alanı bulur.
Vakıfların Şube ve Temsilcilik Başvurusu
Yabancı vakıflar, Türkiye'de temsilcilik veya şube kurma taleplerini, gerekli belgeleri tamamladıktan sonra İçişleri Bakanlığına yöneltir. Başvuru dosyasına; vakfın unvanını, kurucularını, yöneticilerini, defter kayıtlarını ve yerleşim yerini gösteren statünün eklenmesi zorunludur. Dosya Bakanlığa elden teslim edilebileceği gibi posta yoluyla da gönderilebilir.
Başvuru üzerine İçişleri Bakanlığı, formu ve dosyaya eklenen diğer belgeleri inceler. İncelemede bir eksiklik saptanırsa bunun giderilmesi istenir. Bu aşamanın ardından Dışişleri Bakanlığının başvuruya ilişkin görüşü alınır ve İçişleri Bakanlığı değerlendirmesini bu görüş çerçevesinde yapar.
Değerlendirmenin olumlu sonuçlanması, vakfın Türkiye'de faaliyete geçmek için gereken izni elde ettiği anlamına gelir. Bakanlık kararında iznin türü, kapsamı ve süresi de gösterilir. Temsilcilik veya şube açılmasına yönelik izinler süreyle sınırlı değildir.
Olumlu karar, başvuruyu yapan kişiye bildirilir. Bunun yanında karar, başvuru formu ve dosyadaki diğer belgelerle birlikte 10 gün içinde ilgili valiliğe de iletilir.
İznin süreli olarak verildiği hallerde bu süre en fazla 5 yıl olabilir. Sürenin yetersiz kaldığı durumlarda Bakanlık uzatma yapma yetkisini kullanabilir. Uzatma talebinin sürenin dolmasına en az 3 ay kala iletilmesi gerekir; talebin yazılı biçimde ve gerekçeleriyle birlikte sunulması şarttır.
Vakıfların Yıllık Bildirim Yükümlülüğü
Başvurusunu usulüne uygun tamamlayarak Türkiye'de faaliyet izni elde etmiş yabancı vakıflar, her yılın sonunda o yıl içinde gerçekleştirdikleri ve harcama gerektiren faaliyetlere ilişkin bir bildirim sunmakla yükümlüdür. Bildirimin muhatabı, vakfın merkezinin bulunduğu yer valiliğidir; valilik kendisine ulaşan belgeleri Bakanlığa aktarır.
Bunun dışında, faaliyet izni verilmiş yabancı vakıfların yürüttükleri her çalışmaya ilişkin yazılı ve görsel yayın örneklerini de Bakanlığa göndermeleri gerekir.
Yabancı Dernekler Bakımından İzin Zorunluluğu
Yabancı bir derneğin ülkede faaliyet göstermesi, temsilcilik ya da şube açması da izne tabidir; izin, Dışişleri Bakanlığının görüşü alındıktan sonra Bakanlıkça verilir. Bu usule uyarak izin elde eden ve Türkiye'de faaliyet yürüten dernekler hakkında, ülkede kurulmuş derneklere uygulanan mevzuat hükümleri geçerli olur.
Derneklerin Temsilcilik veya Şube Başvurusu
Yabancı dernekler de temsilcilik ve şube taleplerini, belgeleri hazırladıktan sonra İçişleri Bakanlığına sunar. Başvuruya; derneğin unvanı, kurucuları, yöneticileri, defter kayıtları ve yerleşim yeri gibi bilgileri içeren statünün eklenmesi zorunludur. Başvuru Bakanlığa doğrudan yapılabileceği gibi posta yoluyla da iletilebilir.
Derneğin Türkiye'de faaliyet göstermesine yönelik başvurusu ve dosyaya eklediği belgeler İçişleri Bakanlığınca incelemeye alınır. İnceleme sırasında eksik görülen hususların tamamlattırılmasının ardından Dışişleri Bakanlığının görüşüne başvurulur.
Bu görüş alındıktan sonra İçişleri Bakanlığı başvuruyu değerlendirir. Değerlendirme olumlu yönde sonuçlanırsa, derneğe Türkiye'de faaliyet göstermesi için tanınan iznin türü, kapsamı ve süresi verilen karara işlenir.
Başvurunun olumlu bir kararla neticelenmesi halinde durum başvuru sahibine bildirilir. Karar, başvuru formu ve eklenen belgelerle birlikte 10 gün içinde ilgili valiliğe de gönderilir.
Bakanlığın iznini belirli bir süreyle sınırlaması durumunda bu süre 5 yılı aşamaz. Tanınan sürenin yetersiz kalması halinde uzatma yoluna gidilebilir. Uzatma için yazılı bir talepte bulunulması gerekir; söz konusu talebin gerekçeli olması ve sürenin bitimine en az 3 ay kala sunulması aranır.
Derneklerin Yıllık Bildirim Yükümlülüğü
Türkiye'de faaliyetine izin verilmiş yabancı dernekler de vakıflarla aynı yükümlülük altındadır: her yıl sonunda, o yıla ait harcama gerektiren faaliyetler için bildirim yapmaları gerekir. Bildirim, derneğin merkezinin bulunduğu yer valiliğine sunulur ve valilik ilgili belgelerin tamamını Bakanlığa iletir.
Aynı şekilde bu dernekler, gerçekleştirdikleri her faaliyete ilişkin yazılı ve görsel yayın örneklerini Bakanlığa göndermekle yükümlüdür.
Independent Legal Değerlendirmesi
Yabancı dernek ve vakıfların Türkiye'deki yapılanması, kuruluş işlemi olmaktan çok bir izin prosedürüdür. Bu prosedürde iki ayrı bakanlığın devrede olması, dosyanın hazırlanış biçimini doğrudan etkiler; eksik ya da tutarsız bir statü metni, yalnızca gecikmeye değil olumsuz görüşe de yol açabilir. Faaliyet izninin alınmasıyla sürecin bittiği izlenimi de yanıltıcıdır, zira bildirim ve yayın örneği gönderme yükümlülükleri her yıl yeniden doğar.
Bu alanda yürütülecek çalışmalarda özellikle şu hususlar gözetilmelidir:
- Statü metninin unvan, kurucular, yöneticiler, defter kayıtları ve yerleşim yeri bilgilerini eksiksiz yansıtacak biçimde düzenlenmesi
- Vakıflar bakımından karşılıklılık ve uluslararası iş birliğinde yarar koşullarının başvuru öncesinde belgelendirilmesi
- İznin süreli mi süresiz mi verildiğinin karar metninden netleştirilmesi ve süreli izinlerde 3 aylık uzatma başvurusunun takvime bağlanması
- Yıllık harcama bildiriminin doğru valiliğe, zamanında sunulmasını sağlayacak bir iç takip düzeninin kurulması
- Yayın ve tanıtım materyallerinin Bakanlığa gönderilmek üzere düzenli biçimde arşivlenmesi
Independent Legal, yurt dışı kaynaklı dernek ve vakıfların Türkiye örgütlenmesinde başvuru dosyasının hazırlanmasından izin sonrası yükümlülüklerin yönetimine kadar danışmanlık hizmeti sunmaktadır.