Merkezi yurt dışında bulunan bir şirketin Türkiye'de ticari faaliyet yürütmesi için mutlaka yeni bir tüzel kişilik kurması gerekmez. Şube tescili, mevcut yapıyı ve merkezi değiştirmeden Türkiye pazarında iş yapma imkânı tanır. Süreç iki temel ayak üzerinde yürür: Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS) üzerinden yapılan elektronik başvuru ve ardından gerçekleştirilen ticaret sicili tescili.
Bu modelin ilgi görmesinde Türkiye'nin yabancı yatırımcıya sunduğu teşvikler ve kolaylıklar da rol oynamaktadır. Ne var ki şube kuruluşu, göründüğünden daha fazla usul barındıran, birbirini izleyen aşamalardan oluşan bir süreçtir; başvuru veya tescil aşamasındaki bir eksiklik şubenin geçerli biçimde kurulmamış sayılması sonucunu doğurabilir.
Aşağıda şube tescilinin nasıl işlediğini, aranan şartları, Ticaret Sicili Yönetmeliği uyarınca sunulması gereken belgeleri, süre ve maliyet beklentisini, kuruluş sonrasında yerine getirilmesi gereken işlemleri ve irtibat bürosu ile şirket kuruluşu gibi alternatif yapılarla ilişkisini ele alıyoruz.
Şube Açılış Süreci Nasıl İşler?
Yabancı bir şirketin Türkiye'de şube açması üç adımda tamamlanır: MERSİS üzerinden başvuru yapılması, gerekli evrakla ticaret odası bölge müdürlüğüne müracaat edilmesi ve ticaret sicilinde tescil işlemlerinin gerçekleştirilmesi.
İlk adımda MERSİS'te oluşturulan çevrimiçi başvuruyla şube açılışına ilişkin talep numarası alınır. Bu numara elde edildikten sonra hazırlanan belgelerle birlikte ilgili ticaret odasının bölge müdürlüğüne başvurulur.
Başvurunun olumlu değerlendirilmesi halinde sıra ticaret sicili müdürlüğündeki tescile gelir. Tescil aşaması için tam yetkili bir temsilci atanması zorunludur. Bu kişinin Türk vatandaşı olması aranmaz; ancak yerleşim yerinin Türkiye'de bulunması şarttır.
Tescilde uygulanacak hukuk, kaçıncı şubenin açıldığına göre değişir. İlk şubenin tescilinde hem şirketin tabi olduğu yabancı ülke hukukundaki hem de Türk hukukundaki tescil şartlarının birlikte karşılanması gerekir. İlk şubeden sonra açılacak şubelerde ise yalnızca Türk hukukuna uygunluk aranır.
Ticaret siciline hangi bilgilerin işleneceği de mevzuatta belirlenmiştir. Kayda geçirilecek hususlar arasında merkezin ticaret unvanı, varsa işletme adı ve ticari işletmenin merkezi; merkez işletmenin sermayesi ile şubeye ayrılan sermaye tutarı; şubenin ticaret unvanı, varsa işletme adı ve adresi; şubenin faaliyet konusu; ticari temsilciye ilişkin yetkili organ kararı ve şubeyi tam yetkiyle temsil edecek kişi veya kişilerin adı soyadı, vatandaşlığı, kimlik numarası ile yerleşim yeri bulunur.
Tescil işlemlerinin tamamlanmasıyla birlikte merkezi yurt dışında bulunan şirketin Türkiye şubesi açılmış sayılır.
Tescil İçin Aranan Şartlar
Şubenin hukuka uygun biçimde kurulup faaliyete geçebilmesi üç koşulun birlikte gerçekleşmesine bağlıdır: şirket merkezinin tabi olduğu ülke hukukundaki şube açma şartlarının karşılanması, tam yetkili bir temsilci atanması ve şubenin ticaret siciline tescil ettirilmesi.
Yabancı ülke hukukuna uygunluk. Şirket merkezinin bulunduğu ülkenin şube açılışına ilişkin koşullarının sağlanması, yalnızca ilk şube bakımından zorunlu tutulmuştur. Türk Ticaret Kanunu ve ilgili diğer mevzuat bu hususu ayrıca düzenler. Sonraki şube açılışlarında yalnızca Türk hukukundaki kriterler değerlendirilir.
Temsilci ataması. Şube açılışına ilişkin işlemlerin tamamı atanan temsilci eliyle yürütülür. Temsilcinin Türk vatandaşı olması gerekmemekle birlikte, Türkiye'de yerleşim yerinin bulunması aranır. Atanan temsilci ya da temsilcilere ilişkin bilgilerin, adreslerin ve imza beyannamelerinin bildirilmesi gerekir.
Ticaret siciline tescil. Son şart tescildir ve tescille birlikte kuruluş koşulları tamamlanmış sayılır. Tescil edilecek bilgiler şu kalemlerden oluşur:
- Merkezin ticaret unvanı, varsa işletme adı ve ticari işletmenin merkezi
- Merkez işletmenin sermayesi
- Şubeye ayrılmış sermaye
- Şubenin ticaret unvanı, varsa işletme adı ve adresi
- Şubenin faaliyet konusu
- Ticari temsilci bakımından yetkili organ kararı
- Şubeyi tam yetkili olarak temsil edecek kişi veya kişilerin adı ve soyadı ile vatandaşlığı
- Bu kişilere ait kimlik numarası ve yerleşim yeri
- Şubeyi açacak merkezin işletme konusu, kuruluş tarihi, sicil numarası ve tabi olduğu hukuk
Tescil başvurusunda istenen belgelerin eksiksiz sunulması gerekir; eksik dosya süreci baştan tıkayan bir etkendir.
Dikkat: Merkezi yabancı ülkede bulunan bir işletmenin Türkiye şubesinin ticaret unvanında; merkezin ve şubenin bulunduğu yerlerin gösterilmesi ve şube olduğunun açıkça belirtilmesi şarttır.
Başvuruda Sunulması Gereken Belgeler
Şube tescilinde istenecek evrak Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 122 hükmünde sayılmıştır. Bu kapsamda dosyada bulunması gerekenler şunlardır:
- Şubenin unvanını, sermayesini, merkezini, açılış tarihini ve bu tarihteki fiili faaliyet konusunu NACE koduyla birlikte açıkça gösteren dilekçe. Dilekçe yetkili tarafından imzalanmalı, şubenin bağlı olacağı vergi dairesi belirtilmeli ve kuruluş başvurusunda ibraz edilen evrakın dökümünü içermelidir. Vekaleten imzalanmışsa vekaletin aslı ya da noter onaylı örneği eklenir.
- Yetkili tarafından imzalanmış kuruluş bildirim formu
- Yetkililerce imzalanmış ve yetkililerin fotoğraflarını taşıyan oda kayıt beyannamesi
- Şirket merkezinin yetkili organınca alınmış şube açma kararı
- Şube açma kararında şubeyi temsil edecek kişiler ile temsil yetkisi gösterilmemişse, bu konuda düzenlenen vekaletname
- Şirket merkezinin bağlı olduğu ülke kanunlarına göre açılacak şubenin tescil şartlarının karşılandığını ortaya koyan yetkili makam kararı
- Şirket merkezinin tabi olduğu yabancı ülke kanunları uyarınca şube tescili için sunulması gereken belgeler
- Merkezin güncel sicil kaydını gösteren belge ile şirket sözleşmesinin onaylı birer örneği
- Yetkililerce imzalanmış şube kuruluş beyannamesi. Beyannamede merkezin unvanı, türü, işletme konusu, sermayesinin türü ve tutarı, kuruluş tarihi, sicil numarası, tabi olduğu hukuk, Avrupa Birliği üyesi olup olmadığı ve internet sitesi; şubenin unvanı ile şubeye ayrılan sermaye tutarı; şubeyi mahkemeler dahil olmak üzere özel kuruluşlar ile kamu kurum ve kuruluşları nezdinde tam yetkiyle temsil edecek kişi veya kişilerin adı, soyadı, kimlik numarası ve yerleşim yeri ile şubenin adresi yer almalıdır.
- Şube kuruluş beyannamesi yabancı dilde düzenlenmişse Türkçe tercümesi ve noter onaylı sureti
- Açılışı Bakanlığın ya da diğer resmi kurumların iznine veya uygun görüşüne bağlı şubeler bakımından bu izin ya da uygun görüş yazısı
- Şubeyi temsil edecek kişi veya kişiler yabancı uyruklu ise Türkçe tercümesi noter onaylı pasaport suretleri
- Şubeyi temsil edecek kişi veya kişilerin Türk Ticaret Kanunu m. 40 hükmüne uygun düzenlenmiş imza beyannameleri
Sayılan belgelerin bir bölümünün yabancı ülke makamlarından temin edilmesi gerekebilir. Yurt dışından alınan evrakın apostil şerhi ve noter onaylı Türkçe tercümesiyle birlikte sunulması zorunludur. Apostil şerhinin verilemediği hallerde ise belgenin, temin edildiği ülkedeki Türk konsolosluğu ya da diğer yetkili makamlarca onaylanması gerekir.
Süre ve Maliyet
Şube açılış süreci uygulamada yaklaşık 2 hafta sürmektedir.
Maliyet tarafında ise şubenin bağlı bulunduğu şirketin türü belirleyicidir. Anonim şirketler bakımından toplam gider yaklaşık 20.000 TL, şahıs şirketleri bakımından ise yaklaşık 4 bin TL düzeyindedir.
Bu tutarı oluşturan başlıca kalemler şube açılış harcı, sicil tasdiknamesi harcı, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ilan ücretleri ve diğer ilan giderleridir. Şirket türü değiştikçe hem harçlar hem de toplam masraf farklılaşır.
Türkiye'ye Gelmeden Şube Açılabilir mi?
Yabancı yatırımcının şube açmak için Türkiye'ye bizzat gelmesi zorunlu değildir. Bunun yolu, tam yetkili bir vekil görevlendirilmesinden geçer.
Özel vekaletname ile yetkilendirilmiş temsilcinin Bakanlığa yapacağı başvuru üzerine süreç yürütülebilir. Temsilci, vekaletnamede kendisine çizilen sınırlar içinde her türlü hukuki işlemi gerçekleştirebilir.
Şube Kurulduktan Sonra Yapılması Gerekenler
Tescil, sürecin sonu değil başlangıcıdır. Şube açıldıktan sonra tamamlanması gereken başlıca işlemler şunlardır: şubeye müdür atanması, yabancı çalışanlar bakımından iş hukuku prosedürlerinin yerine getirilmesi ve vergi, sözleşme ile mevzuata uyum süreçlerinin tamamlanması.
Şubeye Müdür Atanması
Müdür atama işlemi, bağlı bulunulan ticaret odasının bölge temsilciliğine yapılacak başvuruyla gerçekleştirilir. Bizzat başvurudan önce MERSİS üzerinden çevrimiçi başvuru yapılarak talep numarası alınması gerekir. Bölge temsilciliğine sunulacak belgeler şunlardır:
- Müdür atanmasına ilişkin talep dilekçesi
- Şirket merkezince alınan müdür atama kararı ile bu kararın noter onaylı sureti
- Şube müdürüne ait, Türk Ticaret Kanunu m. 40 hükmüne uygun düzenlenmiş imza beyannamesi
- Şube müdürü yabancı uyruklu ise pasaportunun noter onaylı sureti ve vergi numarası dökümü
- Şube müdürünün görevi kabul ettiğini gösteren belge
Dilekçenin yetkili kişilerce imzalanmış olması gerekir; vekaleten imzalanması halinde vekaletin aslı veya noter onaylı sureti dosyaya eklenir. Ayrıca yurt dışından temin edilecek belgelerin apostil şerhi ve noter onaylı Türkçe tercümesiyle sunulması zorunludur.
Çalışanlara İlişkin İş Hukuku Prosedürleri
Şube kurulduktan sonra yabancı işçi istihdam edilecekse bu kişiler için çalışma izni alınması gerekir. Bunun yanında hem yabancı hem Türk çalışanlar bakımından SGK işlemlerinin yürütülmesi zorunludur. Her iki başlık da Türk hukukunda işçi çalıştırmanın ön koşullarını oluşturur; bu nedenle iş hukuku prosedürlerinin eksiksiz tamamlanması şubenin sağlıklı işleyişi bakımından belirleyicidir.
Çalışma izni bakımından şube çalışanlarına özgü ayrı bir usul öngörülmemiştir; Türkiye'deki diğer yabancılar için geçerli olan usul burada da uygulanır.
Vergi, Sözleşme ve Mevzuata Uyum
Şubenin kurulmasıyla birlikte Türk hukuk düzeni karşısında bir dizi yükümlülük doğar. Bunların ilki vergiseldir: şube, hem resmi kuruluş işlemleri hem de yürüteceği ticari faaliyet nedeniyle vergi mükellefi konumuna gelir.
İkinci başlık uyumdur. Ticari iletişim ve ticari elektronik iletilere ilişkin Türk mevzuatına uygunluk sağlanması gerekir. Bununla bağlantılı olarak, ticari işlemler sırasında kaydedilecek veriler bakımından kişisel verilerin korunması mevzuatına uyum çalışması yapılması da zorunludur.
Görüldüğü üzere şubenin sorunsuz biçimde faaliyete geçmesi, yalnızca kuruluş işlemlerinin değil, çok sayıda usuli sürecin de doğru yönetilmesine bağlıdır.
Şubeye Bağlı İkincil Şube Açılması
Türk hukuku, Türkiye'de açılmış bir şubeye bağlı olarak yeni şubeler kurulmasına imkân tanır. Bu yapıda ilk açılan şube merkez şube, sonradan açılan ise ikincil şube olarak adlandırılır. İkincil şube açmak için Sanayi ve Ticaret Bakanlığına başvurulur.
Başvuru öncesinde toplanması gereken belgeler şunlardır:
- Şirket merkezi ya da Türkiye vekili tarafından düzenlenecek vekaletnamenin aslı ile tercüme edilmiş nüshası olmak üzere 2 nüsha (noter onaylı olmalıdır)
- Vekilin yabancı uyruklu olması halinde ikamet belgesi (noter onaylı birer örnek)
Şubede Sermaye Artırımı
Yabancı firma şubesinin sermaye artırımı işlemleri MERSİS üzerinden yürütülür. Sistemde oluşturulan başvuruyla artırıma ilişkin talep numarası alınır; ardından bu numara ve gerekli belgelerle ticaret odası bölge temsilciliklerinden birine müracaat edilir.
Bölge temsilciliğine sunulacak dosyada, şirket merkezince alınan sermaye artırımı kararının noter onaylı sureti ile talebe ilişkin dilekçe yer alır. Dilekçenin şirket yetkilisince imzalanması gerekir; vekaleten imzalanmışsa vekaletin aslı ya da noter onaylı sureti de eklenir.
Şubenin Adres Değişikliği
Adres değişikliği işlemleri, şirketin bağlı bulunduğu ticaret odasının bölge temsilcilikleri aracılığıyla yapılır. Bölge temsilciliğine gitmeden önce MERSİS üzerinden çevrimiçi başvuru oluşturulmalıdır. Bu başvuruda alınan talep numarası ve gerekli belgeler temsilciliğe ibraz edildiğinde işlem tamamlanmış sayılır.
Sunulması gereken belgeler, talep dilekçesi ile merkez veya Türkiye şubesi tarafından alınan adres değişikliği kararının noter onaylı suretinden ibarettir. Dilekçe şirket yetkilisince imzalanmalı; vekaleten imzalanması halinde vekaletin aslı veya noter onaylı sureti dosyaya eklenmelidir.
Uygulamada iki noktaya özellikle dikkat edilmelidir. MERSİS başvurusu onaya gönderilmeden önce "Değişiklik Ön İzleme" butonuna tıklanarak, sistemde görünen adres bilgisinin kararda yazan adresle örtüştüğü doğrulanmalıdır. Ayrıca bölge temsilciliğine sunulan belgeler yurt dışından temin edilmişse, apostil şerhi ve noter onaylı Türkçe tercümesiyle birlikte ibraz edilip edilmediği kontrol edilmelidir.
Şube Modelinin Avantajları
Türkiye'de şube açmanın yatırımcıya sağladığı birden fazla avantaj bulunmaktadır. Gelişmekte olan bir ekonomi olarak Türkiye, yabancı yatırımcıya geniş bir imkân alanı tanımaktadır. Her türlü şirketin kurulabilmesinin yanında, geçmişte aranan çok yüksek ön sermaye şartının kaldırılmış olması da şube açılışını kolaylaştıran bir gelişmedir.
Şube modelinin bir diğer üstünlüğü, yabancı şirketin Türkiye'deki ticari iş ve işlemlerini tek bir tüzel kişilik altında yürütebilmesidir. Buna ek olarak, yukarıda değindiğimiz üzere yabancı yatırımcılar çok sayıda uluslararası anlaşmayla vergisel açıdan korunmaktadır. Bu koruma, şubenin faaliyetlerini önemli ölçüde kolaylaştırır.
Sonuç itibarıyla Türkiye'de şube açan yabancı menşeli firmalar çoğu zaman Türk vatandaşlarıyla aynı imkânlardan yararlanır; bazı hallerde ise daha geniş imkânlara sahip olur.
Alternatif Yapı: İrtibat Bürosu
Şube açmadan önce Türkiye pazarını tanımak isteyen yabancı şirket ve yatırımcılar için irtibat bürosu elverişli bir seçenektir. Bu yapının en kritik özelliği, irtibat bürosu aracılığıyla ticari faaliyette bulunulamamasıdır.
İrtibat bürosu açılışı için Sanayi ve Teknoloji Bakanlığına müracaat edilir. Başvurunun geçerli sayılabilmesi, hem şartların karşılanmasına hem de belgelerin eksiksiz sunulmasına bağlıdır; bilgi veya belgelerdeki eksiklik başvurunun reddine yol açabilir. Başvuruda ibraz edilecek belgeler şunlardır:
- Başvuru formu
- Büronun yürüteceği işlerin kapsamını ve ticari faaliyet yürütülmeyeceği taahhüdünü içeren beyanname ile bu beyannameyi imzalayan yabancı şirket yetkilisinin imza yetkisini gösterir belge
- Yabancı şirkete ait olup ilgili Türk Konsolosluğunca ya da Lahey Devletler Özel Hukuku Konferansı çerçevesinde hazırlanan Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre tasdik edilmiş Faaliyet Belgesi
- Yabancı şirket hakkında hazırlanmış Faaliyet Raporu veya bilanço ile gelir tablosu
- Büronun faaliyetlerini yürütmek üzere atanan kişi ya da kişilere verilecek yetki belgesi
- Kuruluş işlemleri başka bir kimse aracılığıyla yürütülüyorsa vekâletname
Belgelerin sunulmasının ardından Bakanlık başvuruyu değerlendirir. Bu değerlendirmede şirketin faaliyet konusu, sermayesi ve istihdam ettiği personel sayısı gibi unsurlar gözetilir. Ayrıca irtibat bürosu kurulabilmesi için şirketin kuruluşundan itibaren en az 1 yıllık sürenin geçmiş olması gerekmektedir.
Yabancıların ve Yabancı Şirketlerin Türkiye'de Şirket Kurması
Gerçek kişi yabancılar bakımından Türkiye'de şirket kurmak, aranan şartların sağlanması ve şirketin ticaret sicilinde tescil edilmesiyle mümkündür. Kanunlarda öngörülen şirket türlerinin tamamı yabancılar tarafından da kurulabilir. Türk Ticaret Kanunu ile Doğrudan Yabancı Yatırımcılar Kanunu'nda yer alan eşitlik ilkesi gereği, kural olarak yabancılara Türk vatandaşlarıyla aynı prosedür uygulanır.
Bununla birlikte bazı şirket türlerinin kuruluşu Bakanlığın ön iznine bağlanmıştır. Hangi türlerin ön izne tabi olduğu ve kuruluş sürecinde izlenecek adımlar ayrı bir incelemenin konusudur.
Tüzel kişi yabancılar, yani yabancı şirketler bakımından da tablo farklı değildir. İlgili kanun hükümleri uyarınca yabancı şirketler, yerli şirketlerle aynı prosedüre tabi tutulur. Bu çerçevede ana sözleşmenin hazırlanması, gerekli harçların yatırılması ve ticaret siciline tescil işlemlerinin tamamlanmasıyla şirket kuruluşu sonuçlanmış olur.
Independent Legal Değerlendirmesi
Şube tescili, yeni bir tüzel kişilik kurmadan Türkiye'de ticari faaliyete başlamanın en doğrudan yoludur; ancak aşamalı yapısı nedeniyle hata payı da yüksektir. Uygulamada en sık karşılaşılan aksaklıklar, yurt dışından temin edilen belgelerin apostil veya konsolosluk onayı bakımından eksik olmasından ve şube kuruluş beyannamesinde istenen bilgilerin tam karşılanmamasından kaynaklanmaktadır. Bu tür eksiklikler yalnızca gecikmeye değil, tescilin reddine de yol açabilmektedir.
Yapı tercihinin baştan doğru yapılması da en az tescil kadar önemlidir. Ticari faaliyet öngörülmüyor ve öncelik pazar araştırmasıysa irtibat bürosu; doğrudan gelir elde edilecekse şube ya da ayrı bir şirket kuruluşu değerlendirilmelidir. Vergisel sonuçlar ve sorumluluk rejimi bu tercihe göre belirgin biçimde farklılaşır.
Somut bir kuruluşta öncelik verilmesi gereken başlıklar şunlardır:
- Merkezin tabi olduğu ülke hukukunda şube açma şartlarının karşılandığının, ilk şube olması ihtimaline karşı baştan belgelenmesi
- Türkiye'de yerleşim yeri bulunan tam yetkili temsilcinin, vekaletnamedeki yetki sınırları netleştirilerek belirlenmesi
- Şube ticaret unvanının, merkez ve şube yerlerini ile şube niteliğini gösterecek biçimde kurgulanması
- Yurt dışı kaynaklı tüm evrakın apostil şerhi ve noter onaylı tercüme bakımından önceden denetlenmesi
- Tescil sonrası müdür ataması, çalışma izni ve SGK süreçlerinin bir takvime bağlanması
- Ticari elektronik ileti ve kişisel verilerin korunması mevzuatına uyumun, faaliyete başlamadan önce tamamlanması
Independent Legal, yabancı yatırımcıların Türkiye'deki yapılanma tercihinin belirlenmesinden şube tescilinin tamamlanmasına ve kuruluş sonrası uyum yükümlülüklerinin takibine kadar sürecin tamamında danışmanlık hizmeti sunmaktadır.